ZLODEJI ČASU A MOŽNOSTI ICH LIKVIDÁCIE 4

”STANOVENIE CIEĽOV NIE JE ZRETEĽNÉ”

Nepoznať cieľ práce, na ktorej robíme, neprináša pozitívne výsledky. Keďže nechápeme zmysel, nemáme sa prečo snažiť urobiť prácu čo najlepšie, a tak rýchlo, ako je to možné. Môžeme tým spôsobiť problémy nielen sebe, ale zároveň aj celému oddeleniu. Ciele, ktoré si stanovíme musia byť:
 S – špecifické, presné
 M – merateľné
 A – dosiahnuteľné
 R – relevantné
 T – časovo ohraničené 61
Vytýčených cieľov nemá byť veľa. Ich počet by ”nemal byť vyšší ako 5”.62 Príliš veľa cieľov môže rozptýliť našu snahu.
Ako hovorí grécke príslovie: ”Len ten, kto pozná svoj cieľ, ho môže dosiahnuť.”

”PREDIMENZOVANOSŤ PORÁD”

Výskum v oblasti riadenia v zahraničí i u nás ukázal, že väčšina vedúcich pracovníkov spotrebuje ”30, niekde až 50 % pracovného času na rôzne porady a rokovania s obchodnými partnermi”63. Takouto predimenzovanosťou porád len plytváme časom. Prieskumy potvrdzujú, že ”50 – 80% času stráveného na poradách je zbytočne premárneného”64. Porady, ktoré sú základnou formou rozhodovania a riadenia, musia byť pripravené, racionálne vedené a účinne využívané. Ďalší prieskum65 poukazuje na nedostatky porád, na ktoré upozorňujú jednotliví manažéri:
67 % sa sťažuje na nepripravenosť kolegov,
61 % vadí nedôsledná realizácia záverov porád,
56 % narieka, že nie sú stanovené priority rokovacích bodov,
49 % tvrdí, že ciele porád bývajú nejasné,
52 % pozoruje odbiehanie od tém,
42 % tvrdí, že atmosféra porád býva napätá.
Nie je nutné, aby poradu pripravoval vždy sám vedúci. Je výhodné, ak vedením porady býva poverený vždy iný pracovník v spolupráci s vedúcim. Zvyšuje sa tým kvalifikácia a kompetentnosť pracovníkov aj ich zainteresovanosť na spolupráci a na výsledkoch. Na poradu, ktorú zvolávame, máme zvážiť, čo vlastne chceme dosiahnuť. Počet účastníkov by mal byť obmedzený na minimum. Pozývame tých, ktorí tam skutočne musia byť. Na začiatku načrtneme priebeh porady, určíme časový limit a snažíme sa držať tém. Častejšie a kratšie porady – schôdze sú lepšie než mesačné, ktoré trvajú niekoľko hodín. Trvanie porady by nemalo presiahnuť dve hodiny. Za optimálne porady môžeme považovať jednu hodinu.

”CHÝBAJÚCA SEBADISCIPLÍNA”

Absencia sebadisciplíny tiež patrí medzi nebezpečných zlodejov času. Schopnosť povedať: ”Urobím to a odovzdám v presne stanovený termín!”, vyžaduje nemalú kontrolu nás samých, odhodlanie niečo dokázať iným, ale hlavne sebe.


Zbaviť sa zlodejov, znamená ušetriť čas. Okrem niekoľkých hore uvedených spôsobov, existujú aj ďalšie spôsoby, ako vytvoriť dodatočné extra hodiny. Napríklad, vstávať o hodinu skôr. Takto účinne môžeme v roku získať asi desať ďalších pracovných týždňov. Môžeme zlepšiť techniku čítania, písania, tak ako aj využívania informačnej technológie, správny archivačný poriadok. To všetko dáva prísľub získaniu niekoľkých minút navyše66.