NESCHOPNOSŤ DELEGOVANIA ÚLOH”
Veľa času môžeme počas pracovného dňa ušetriť a následne využiť na realizovanie dôležitej práce, ak presunieme (delegujeme) menej dôležitú prácu iným pracovníkom. Napriek výhodám, ktoré delegovanie obnáša, nedelegujeme. Je to hlavne z nedostatku času, perfekcionizmu – strachu z chýb, obavy z autorít, z pocitu nenahraditeľnosti, nechuti vzdať sa práce ktorú dobre ovládame.
Výhodou delegovania pre zamestnanca, ktorému prácu delegujeme je, že sa naučí zodpovednosti za prácu, na ktorú zo závažných dôvodov nemáme čas. Preukáže sa pracovníkova zručnosť v delegovanej práci. Dokonca si môže pracovník požiadať o prácu sám, pretože mu práca spôsobuje potešenie, radosť.
Pre pracovníka, ktorý prácu deleguje, je výhodou hlavne ušetrenie času, rozšírenie riadiacej kapacity, umožnenie rozhodovania na úrovni, kde sú známe detaily, motivovanie spolupracovníkov, nové nápady a prístupy, jednoduchšie hodnotenie a i.
Delegovať sa musíme naučiť. Ide vlastne o rozhodnutie, o poskytnutie inštrukcií, presných informácií a následnej kontroly. Musíme však poznať či nedelegujeme príliš veľa, alebo príliš málo. Prácu delegujeme na takého jednotlivca, ktorý má potrebné schopnosti a vedomosti a jasne pochopil inštrukcie. Môžeme mu ponúknuť pomoc, ale len vo výnimočných prípadoch. Počas projektu kontrolujeme kvalitu vykonanej práce a poskytujeme spätnú väzbu. Za dobrú prácu môžeme odmeňovať a trestami šetriť.
Pri delegovaní musíme rozhodnúť:
- ”Čo sa má urobiť? (obsah)
- Kto to má urobiť? (osoba, ktorá povedie prácu)
- Prečo to má on urobiť? (motivácia, cieľ)
- Ako to má urobiť? (rozsah, detaily) . prípadne ako budeme podriadeného viesť, a ako budeme sledovať jeho prácu
- Dokedy to má urobiť? (termíny)”. 59
”STRACH POVEDAŤ – NIE”
Mnohí z nás nedokážeme odmietnuť pomoc iným, aj napriek tomu, že sami sme zavalení hromadou povinností. Cestou, ktorou môžeme ”uniknúť” ich vykonávaniu je povedať ”NIE” zdvorilým spôsobom. Samozrejme závisí to aj od vzťahu s osobou, ktorá o pomoc žiada. Ak nás žiada nadriadený pracovník o vykonanie práce, ktorá nás bude rušiť, zdržiavať, vhodným trikom ho môžeme poprosiť o stanovenie priorít jednotlivých prác vo vzťahu k existujúcej práci. Caunt60 popisuje tri spôsoby, ako povedať ”nie”:
a)Agresívny prístup
Človek sa nahlas sťažuje, že je preťažený a myslí si, že ostatní ho využívajú. Nebojí sa obviniť osobu, ktorá k nemu prišla so žiadosťou, že je nerozumná.
b) Bojazlivý prístup
Človek na žiadosť reaguje pokusmi o oddialenie rozhodnutia. Necháva žiadateľa v neistote. Nakoniec však žiadosť aj so zaťatými zubami akceptuje.
c) Asertívny prístup
Človek dáva najavo potešenie nad tým, že sa naňho žiadateľ obracia. Jasne a zdvorilo mu však vysvetlí, prečo nemôže žiadosti vyhovieť.