ZLODEJI ČASU A MOŽNOSTI ICH LIKVIDÁCIE 2

ODKLADANIE POVINNOSTÍ A PRIORITY”

Často krát sa stáva, že ťažké a časovo náročné úlohy jednoducho odsúvame stranou, nevenujeme im dostatok pozorností. Predstava, že práca nám zaberie niekoľko dní, či týždňov, v nás vyvoláva nepríjemné pocity. Radšej urobíme niekoľko malých, ale nie toľko dôležitých úloh, aj keď vieme, že zadanú vec musíme vykonať. Tým nielenže prichádzame o náš čas, ale spôsobujeme si nepríjemné situácie u nadriadeného či kolegov, keď musíme vysvetľovať, prečo nie sme s úlohou hotoví.

”ZBYTOČNÉ PAPIERE”

Každú písomnosť je najefektívnejšie brať do rúk len raz. Pri čítaní sa hneď rozhodneme, aký postoj k nej zaujmeme. Najjednoduchšie je vytvoriť si systém, ako zvládať administratívne práce, ktoré sa dostanú na stôl. Naliehavé záležitosti vybavujeme hneď. Ostatné môžeme odložiť, zapísať do zoznamu a zbavíme sa všetkého, čo nepotrebujeme, alebo s čím sme sa už zaoberali. Na pracovisku nechávame iba dokumentáciu, s ktorou pravidelne pracujeme. Dokumenty, ktoré využívame len zriedkavo, majú byť uložené v priestoroch určených na archiváciu.

Dobrým zvykom je mať poriadok na pracovnom stole. Usporiadanie vecí, a celkový poriadok veľa povedia. Ak sa pri pracovnom stole bežne prijímajú návštevy, máme o sebe sprostredkovať taký obraz, aký chceme, aby tieto návštevy videli.
”Ergonómia je proces navrhovania strojov, pracovných metód a prostredia, pri ktorom sa berie do úvahy bezpečnosť, pohodlie a produktivita ľudských užívateľov. Výber, usporiadanie nábytku, vybavenie referenčného materiálu a príslušenstva môže mať veľký vplyv na pracovný štýl”, poznamenal Caunt.56 Odporúča, rozhliadnuť sa nezaujatými očami na kanceláriu, v ktorej pracujeme a odpovedať si na otázky:
 Ako často vstávame zo stoličky a ideme pre veci, na ktoré nedočiahneme?
 Máme na stole dosť miesta, aby sme pracovali pohodlne a nerušene, alebo máme z neho sklad zbytočností?
 Máme klávesnicu a monitor umiestnený tak, aby sme ju mohli používať bez zbytočnej únavy?
 Máme pri počítači dosť miesta na papiere, ktoré potrebujeme, keď s nimi pracujeme?
 Sú skrinky, zásuvky a police preplnené papiermi, ktoré nepotrebujeme?
 Sú skladovacie priestory prispôsobené veciam, ktoré do nich dávame?
 Trávime pravidelne čas hľadaním rôznych vecí?

 Máme nábytok v kancelárii usporiadaný tak, aby čo najlepšie vyhovoval rôznym potrebám – práca pri stole, práca s počítačom, stretnutia s kolegami alebo zákazníkmi? 57
Ani tu nesmieme zabúdať na to, že čo je pre jedného pohodlné, pre druhého sa môže zdať nevhodné.

”NEDOKONALÁ KOMUNIKÁCIA A INFORMÁCIE”

Medzi zamestnancami organizácie má vládnuť bezproblémová komunikácia. Nie je tomu vždy tak. Často je nedokonalá, neúplná. Vedie k vzniku prípadných nedorozumení. ”Počuť nie je to isté, ako počúvať. Účinná komunikácia spočíva v správnom počúvaní partnera, v počúvaní nás samých a používaní návodu na dobrú písomnú komunikáciu.”58
Pred rozhovorom si ujasníme účel, ktorý má rozhovor splniť. Dôležité je, ako dlho bude rozhovor trvať, čo chceme a v akom poradí povedať, aké výsledky i reakcie očakávame.
Denne sme zaplavení stovkami informácií, ktorých spracovanie je časovo veľmi náročné. Získavame ich v písomnej, elektronickej forme či verbálne. Správy prichádzajú neustále, no nemali by prerušovať chod prác. Ak je potrebné na základe správy konať, správne je poznačiť si ju do zoznamu. Ak zistíme, že informácia nie je pre nás potrebná, nevenujeme jej viac pozornosť.