ZLODEJI ČASU A MOŽNOSTI ICH LIKVIDÁCIE
”Sú zlodeji , ktorých nik nepotrestá, a predsa kradnú človeku to najvzácnejšie – čas.”
(Napoleón)
V priebehu vykonávania pracovných povinností bývajú zamestnanci často rušení. Neprebieha im všetko podľa plánov a očakávaní . Dodržiavanie už poznaných techník, princípov časového manažmentu však dáva príležitosť, ako proti týmto rušivým vplyvom bojovať. Dôležitá je kontrola správania, prístupu k ľuďom, úlohám, dodržiavanie plánov, dohodnutých stretnutí. V opačnom prípade sa ”zlodejov” v angličtine ”time stealers”54 nezbavíme.
Seiwert, Hindle, Bay, Scott, Soderberg a ďalší už spomínaní autori zaoberajúci sa problematikou časového manažmentu napomínajú v citovaných publikáciách, pred ”zlodejmi času”55. Cieľom autorov je viesť pracovníkov k identifikácii zlodejov, ich následnej likvidácii a k riešeniu vzniknutých problémov.
”TELEFÓN”
Medzi najobávanejšie faktory pri vykonávaní pracovných povinností zaraďujeme práve telefón. Dnes už nie je spoločnosť, ktorá by nezávisela od telefónu a v čoraz väčšej miere od hlasovej pošty – prostriedkov rýchlej a priamej komunikácie. Ich efektívne a vhodné využívanie môže významne zvýšiť efektivitu a výkonnosť práce. Na telefonovanie musíme mať čas. Vhodné je urobiť si zoznam všetkých telefonátov, denne sa opakujúcich. Ujasniť si ich účel a pred každým hovorom si napísať stručný scenár hovoru. Počas hovoru dbáme na to, aby sme nevynechali ani jeden bod programu.
Každému telefonátu je správne priradiť prioritu zodpovedajúcu jeho významu, aby sme sa mohli sústrediť na najdôležitejšie a naliehavejšie telefonické rozhovory. Nesmieme dovoliť, aby sa rozhovory bez skutočne závažného dôvodu, príliš odkláňali od plánovaného predmetu. Stačí si urobiť poznámky a z programu postupne vyčiarkať body, ktoré sme už prediskutovali.
Nad rozhovormi musíme mať kontrolu. Máme ich vybavovať jeden za druhým, nerozptyľovať sa, ale sústrediť na to, čo hovorí volajúci. Pri telefonovaní môžeme mať poruke aj inú prácu, ktorou môžeme vyplniť prípadné chvíle čakania. Dnes si do určitej miery môžeme diktovať, kedy sme ochotní prijímať telefonáty, čo nám umožňuje zariadiť si náš pracovný deň tak, ako to nám vyhovuje.
Racionálnou telefonickou zručnosťou môžeme zredukovať dĺžku hovorov, ukončiť ich vhodnou slovnou formulkou, aj keď ich inicioval niekto iný.
Správa, ktorú nahráme na odkazovač, môže tiež ovplyvniť odovede volajúceho. Stručná správa vyzýva k stručnej odpovedi. Skrátime si čas potrebný na ich počúvanie.
”NÁVŠTEVNÍCI”
Nie všetci máme k práci disciplinovaný prístup. Existuje mnoho ľudí – kolegovia, či návštevníci zvonku, ktorí sa potrebujú porozprávať, potrebujú poslucháča, a neprekáža im, že zdržiavajú vo vykonávaní pracovných povinností iných. Nie je našou povinnosťou ich vždy vypočuť.
Zdvorilo im vysvetlíme príčinu, prečo s nimi nemôžeme komunikovať a navrhneme náhradný termín, alebo sa môžeme chrániť, napríklad zatvorenými dverami, odstránením miest na sedenie, vyhneme sa očnému kontaktu. Ak už je návštevník v našej pracovni, ukončenie stretnutia môžeme naznačiť rôznymi signálmi – zodvihneme telefónne slúchadlo, postavíme sa, pozeráme sa na hodiny, ktoré máme na viditeľnom mieste v kancelárii, otočíme sa k návštevníkovi hlavou, nie telom i...
Zredukovať nevhodné vyrušovanie môžeme zostavením zoznamu napr. na ľudí, ktorí nás smú vyrušiť kedykoľvek (šéf, dôležití klienti), ktorí nás smú vyrušiť, ak nie sme veľmi zaneprázdnení (kolegovia) a tých, ktorí nás nesmú rušiť za žiadnych okolností.