ZÁSADY PRE SPRÁVNU ORGANIZÁCIU ČASU
1. preštudovať si svoj popis práce, uvedomiť si, za čo som platený, kvôli čomu ma firma najala a do akej miery to plním. Ak takéto popisy práce nie sú, spracujem si sám svoj vlastný popis práce a nechám si ho odsúhlasiť svojim nadriadeným. Ako personálny manažér zároveň prehodnotím a iniciujem spracovanie popisov pre celú organizáciu. (nedať sa ubiť rutinnými dennodennými prácami)
2. vyjasniť si svoje ciele v kontexte cieľov firmy
3. stanoviť si na základe týchto cieľov svoje osobné priority, ktoré by mali byť:
a) primerané, reálne ale náročné
b) stanovené písomne
c) terminované
d) nemali by kolidovať s inými cieľmi
4. rozdeliť si zdolávanie dlhých cieľov na určité míľniky
5. vyvážene rozdeliť svoje obmedzené časové zdroje
6. pracovať s rozdelením úloh (dôležité, nedôležité ...)
MANAŽÉR BY MAL VŠETKY PRACOVNÉ ÚLOHY ZVLÁDNUŤ V PRACOVNEJ DOBE.
„Manažér by si z práce nemal zobrať domov nič okrem sekretárky, aj to len v tom prípade, že manželka je na liečebnom pobyte.“
ZÁSADY PLÁNOVANIA ČASU
1. Plánovanie sa robí vždycky na konci dňa, keď zaberie maximálne 5 minút času a keď sú všetke úlohy čerstvé a v pamäti.
2. Vychádza sa z rozdelenia priorít dôležitosti a naliehavosti.
3. Zásadne by sa malo robiť písomne
4. Prácu rozdeliť na vhodné časové úseky. Obvykle sa plánuje v cca ½ hodinových intervaloch
5. Pri plánovaní zohľadňujem svoje osobné priority a prípadne svoj biorytmus
Postupovať by sa malo nasledovne
1. ráno rozdelenie úloh podľa časového harmonogramu
2. vzťahové problémy – disciplinárne a pod. – všetky vzťahové problémy riešiť naraz a zavčasu dňa = ráno. Hneď do druhého bloku zaraďujeme vzťahové problémy preto, že vyžadujú veľa emočnej energie. Nikdy ich nezaraďujeme na koniec zmeny a riešime ich zásadne v bloku.
3. jednania s externými a internými partnermi cca 10.00 – 12.00 hod.
4. 13.00 – 15.00 – riešenie systémových koncepčných problémov
ĎALŠIE PLÁNOVACIE HORIZONTY
- plánovanie týždňa, mesiaca, štvrťroka a roka
V prípade plánovania týždňa sa zohľadňujú plánované a neplánované = pravidelné a nepravidelné porady, služobné cesty, koncepčné práce.
Plánovanie sa vykonáva vo väčších intervaloch. Plánovanie sa robí takisto písomnou formou a poskytuje sa všetkým podriadeným zložkám.
V mesačnom pláne sa plánujú úlohy, ktoré vyplývajú z ročného plánu a pravidelné porady a akcie.
PLÁNOVACIE POMOCKY
1. diáre
2. notebooky
3. plánovacie formuláre
4. ručne písané záznamy
Zásadou je to, aby sme nemuseli prenášať úlohy, t.j. použiť jeden jediný systém.