Vývoj a budúce trendy v podnikovej komunikácii 2

Najprv zanalyzovala potrebu: kto, aké informácie potrebuje, zorganizovala ich a prezentovala. Zároveň sa však snažila zaviesť systém, ktorým by sa uistila, že obsah, ktorý prevádzkuje je ten najlepší. Pri zisťovaní potrieb radí postupovať takto:
- Vyselektovať si roly, ktoré budú reprezentovať komunikačných pracovníkov, ktorí využívané intranet. Snažiť sa definovať všetky takéto najvyššie pozície v organizácii (predajný manažér, finančný manažér, logistický manažér, asistent manažéra prevádzky a pod.)
- Preskúmať informačné potreby vo všetkých týchto rolách, potrebné na zlepšenie ich práce. Zozberať informácie, ktoré títo odlišní užívatelia potrebujú a zisťovať u každej z užívateľských skupín čo im vyhovuje na intranete, čo sa im nepozdáva a čo viac by potrebovali. Taktiež s týmito potrebami oboznámiť providera a zistiť jeho názor na zrealizovanie týchto nápadov.
- Pred zavedením do platnosti sa v zozname vyselektujú skutočne dôležité a nápomocné položky a aby sme mali istotu, že budú využívané, tento náš zoznam sa ešte raz vráti komunikačným pracovníkom, aby si ho znova prezreli a upravili vzhľadom na priority, zmenením alebo pridaním položiek, ktoré sa im zdajú vhodné.
- Realizácia. Zoskupený obsah je spoločnou cestou pre rôzne skupiny užívateľov. Obsahuje položky ako napríklad oznámenie, najlepšie praktiky, verejnosť, nástroje, správy, dokumenty, rýchle spojenie, školenia a pod. Užívatelia preferujú tento druh funkcionality, rýchle, prehľadne štruktúrované, jednoduché a navyše spoločné pre všetkých.
Systém má byť schopný naďalej upravovať nedostatky. Je upravený tak, že pod jednotlivými ikonkami má užívateľ možnosť vložiť svoj nápad, návrh. Napríklad pri „Najlepších praktikách“ užívateľ nájde ikonku „Máte dobrý typ? Povedzte nám, ako to robíte.“ Tiež sa tu nachádza „Je to v poriadku?“, čo povzbudzuje užívateľov kontaktovať organizáciu, ak daný obsah je nekorektný alebo irelevantný.
Pre zavedený systém sa vykonáva audit, z ktorého sa zostaví auditová správa. Tá napomáha identifikovať kvalitu používania a špecifické problémy, ktoré potom organizácia dokáže správne nasmerovať. Dôležité sú tiež rozhodnutia, ktoré informácie budú archivované a ktoré sú uplynutím času nepodstatné, čím by sa taktiež malo zamedziť informačnému preťaženiu (Gleba, Cavanagh, 2005)
Posledné výskumy technológie založenej na báze intranetu ponúkajú výber zaujímavých nových možností pre internú komunikáciu (Holtz, 2005):
1. RRS (Realy Simple Syndication) je cestou poskytujúcou informácie v internej sieti s obsahom nadväzujúcim na web stránky, vo formáte, ktorý môže byť stiahnutý a zobrazený rôznymi typmi softvérových aplikácií. Je priebežne upravovaný a užívatelia majú možnosť preposlať tieto odkazy aj iným pracovníkom, ktorí takúto možnosť nahliadnutia nemajú. Ak sa chcú dozvedieť viac, kliknú na odkaz, čím sa dostanú ďalej na web k podrobnejším informáciám.
2. Web logs – ide o formu časopisu na elektronickom základe, kde sa prezentujú jeden alebo aj viacerí autori. Ako komunikačný kanál má nekonečné možnosti. Komunikační manažéri môžu prostredníctvom nich usmerňovať zamestnancov, organizácia takto prezentuje svoje výkony, ohlasy a pod. a zamestnanci tiež prispievajú svojimi návrhmi k stratégii a procesom ako tím, či oddelenie.
3. Wikis – Wiki je sieť, ktorá umožňuje užívateľom zapájať sa podobne ako pri internetových fórach a taktiež umožňuje publikáciu vlastných článkov v sieti. Ako môže byť wiki využité pri internej komunikácii? Riadiaci pracovníci môžu spolupracovať využitím wiki na tvorbu politiky, tímy môžu používať wiki na riadenie projektov a zamestnanci môžu prostredníctvom wiki zdieľať najlepšie praktiky, výskumy, prípadové štúdie, metódy a iné materiály.
4. Podca sting – podcast je zvukový zoznam uložený v počítači, ktorý je však možné prenášať aj na digitálne prehrávače. V internej komunikácii môže napomáhať napríklad v organizovaní zahŕňajúc diskusné výsledky porád komunikačných pracovníkov, pracovníci cez tento systém môžu získavať pokyny, resp. ním môžu byť sprostredkované určité novinky.
5. Soccial tagging – zahŕňa nápomocné kategorizácie obsahu cez kľúčové slová, ktoré sú vyberané voľne skupinou užívateľov. Sú typickým príkladom počítačového kódovania. Pre užívateľov sa stáva jednoduchšie nájsť to, čo práve potrebujú. Interní pracovníci zadaním kľúčových slov nájdu kedykoľvek všetky informácie týkajúce sa zadaného hesla.