Vedenie dokumentov je povinnosťou každého zamestnávateľa.
Zvláštny typ info tvoria tzv. mäkké dáta. Ide o informácie o: pracovných postojoch, hodnotách, o spokojnosti a pod. Sú dôležité pre rozhodovanie manažérov, lebo do značnej miery umožňujú predvídať budúce správanie a konanie pracovníkov.
Problém práce s týmito info spočíva hlavne v ich získavaní, v ťažkej interpretácii, v rýchlom zastarávaní. Bez týchto info sa ale organizácia ťažko zaobíjde.
b) info o pracovných miestach a typy údajov:
• kategória pracovného miesta,
• organizačné zaradenie pracovného miesta a postavenie v hierarchii pracovných funkcií,
• miesto vykonávanej práce,
• charakteristiky pracovného miesta: či je obsadené, či ide o trvalé, resp. sezónne, rizikovosť, či sú vyžadované časté pracovné cesty, či sa vyžaduje komunikácia v cudzom jazyku, či je miesto vhodné pre ženy, alebo pre osoby so zmenenou pracovnou schopnosťou (pre mladistvých), či ide o zmenovú prácu atď.
• požiadavky na držiteľa pracovného miesta,
• dátum aktualizácie informácií.
Dokumentom je: popis práce a požiadavky na držiteľa pracovného miesta.
c) info o personálnych činnostiach a typy údajov:
 oblasť analýzy práce – používané metódy tvorby a analýzy pracovných miest,
 oblasť plánovania – používané metódy pri plánovaní počtu pracovníkov, pri plánovaní zdrojov na pokrytie počtu,
 oblasť získavania a výberu – použité metódy (aj info o efektivite), dotazníky, obsah a proces adaptácie pracovníkov + vyhľadávanie uchádzačov a automatizované činnosti spojené s výberom,
 oblasť hodnotenia pracovníkov – metódy, dotazníky, efektívnosť, + sledovanie výkonnosti a automatizované činnosti spojené s hodnotením,
 oblasť vzdelávania – metódy vzdelávania a ich účinnosť, plány pracovnej kariéry, plány nástupníctva
 oblasť odmeňovania a mzdovej agendy – systém odmeňovania, dáta potrebné pre spracovanie miezd a sociálnych dávok a pre analýzu mzdových nákladov, metódy hodnotenia práce, evidencia neprítomnosti v práci, evidencia pracovnej doby, nadčasy, pracovná pohotovosť, nočná práca, dovolenky,
 oblasť starostlivosti o pracovníkov – starostlivosť v členení na povinnú a nepovinnú, možnosti, poskytovanie zamestnaneckých výhod (kafeteria systém), + automatizované činnosti spojené s identifikáciou nárokov na sociálne výhody a evidenciu ich čerpania, informácie o čerpaní sociálneho fondu,
 pracovné normy – pracovný poriadok, disciplinárny poriadok, kolektívnu zmluvu + vzory dokumentov, ktoré sa používajú v personálnej práci.
d) info o externých podmienkach a typy údajov:
• údaje o trhu práce, tzv. štrukturálne charakteristiky – hlavne o spádovom území, a to: napr. stav a vývoj obyvateľstva, školské a zdravotnícke štatistiky, mzdové šetrenia, sledovanie konkurenčných ponúk (iné pracovné príležitosti), sociologické šetrenia,
• pracovno-právna legislatíva – napr. zákonník práce atď.
Jednoznačný, vyčerpávajúci a všeobecne platný súbor info nie je možné uviesť, lebo:
- nároky na obsah info sú odlišné v rôznych podnikoch v závislosti od predmetu činnosti, od veľkosti firmy atď.,
- štruktúru a rozsah info určujú jednak povinnosti podniku voči inštitúciám, napr. poisťovne, štatistický úrad. Okrem toho badať snahy o obmedzovanie rozsahu info, ktoré má podnik právo získavať, uchovávať a využívať.
Preto v štruktúre informácií o pracovníkoch dochádza k častým zmenám.
PIS umožňuje užívateľovi – čo sú vlastne jeho výhody – hlavne (Kleibl, Koubek):
• zautomatizovať personálnu administratívu a znížiť náklady na výkon rutinných činností,
• rýchlo zabezpečiť personálne služby pre líniových manažérov, čím PIS v podstate prispieva k posilneniu ich právomocí v oblasti MĽZ,
• rýchlo získať info pre vyhotovenie analýz v oblasti práce, vrátane vypracovania podkladov pre strategické rozhodovanie o ĽZ,
• uľahčuje aktualizáciu údajov + uchovávanie a vyhľadávanie historických údajov, ktoré sú potrebné pre analýzu vývojových trendov.
Efektívne fungovanie PIS predpokladá aj stanovenie spôsobu a formy ochrany personálnych informácií pred možnosťou ich zneužitia. Tzn. musí byť vytvorený systém ochrany informácií (zákon o ochrane osobných údajov).
Ochranný systém predpokladá:
- že osobné údaje spracováva ich správca, t.j. zamestnávateľ, ktorý na to môže poveriť iný subjekt – tzv. spracovateľa (napr. dodávateľ, ktorý spracováva mzdy). Tieto osoby (interné alebo externé) majú povinnosť mlčanlivosti, a to aj po skončení zamestnania,
- že sú zhromažďované a spracovávané len potrebné údaje v zodpovedajúcom rozsahu,
- zvláštny režim má byť zavedený pre tzv. citlivé osobné údaje – údaje o národnosti, rase, o etnickom pôvode, o politických postojoch, o náboženstve, o tresnej činnosti, o zdravotnom stave a sexuálnej orientácii,
- uplatnenie špeciálnych kódov (hesiel), bez ktorých prístup k databanke nie je možný,
- platí, že osobné údaje je možné spracovávať len so súhlasom zamestnanca (okrem údajov, na ktoré povolenie nie je nutné – mzdové údaje).
Pozn. na spracovanie väčšiny údajov, ktoré zamestnávateľ zhromažďuje nie je súhlas potrebný. Napriek tomu je vhodné, ak napr. v pracovnej zmluve je tento súhlas vyjadrený.