TECHNIKY RIADENIA ČASU

TECHNIKY RIADENIA ČASU
Problém optimalizácie využívania času nastáva väčšinou vtedy, keď dôjde k zmene už zabehnutého spôsobu života. V riadení využívanie času je možné aplikovať viacero techník a postupov. Môžu priniesť do života poriadok. Sú založené na logike, štruktúrovanosti, členení, organizovaní apod. Súvisia hlavne s nadmerným množstvom úloh, ktoré je potrebné riešiť.

Medzi najznámejšie techniky, o ktorých sa nižšie zmieňuje nielen Stračár10, ale aj Povrazník a Seiwert vo svojich publikáciách, a ktoré môžeme podrobnejšie preštudovať aj vo viacerých číslach Moderní řízení, patria nasledovné:

1. pohľad z helikoptéry,
2. paretovo pravidlo,
3. Einsenhowerov princíp,
4. určenie priorít podľa analýzy ABC,
5. slonia technika,
6. delegovanie úloh.

I.) POHĽAD Z HELIKOPTÉRY
Jednou z techník riadenia času, ktorú môžeme používať, je pohľad z helikoptéry. Člení sa do šiestich úrovní. Tie rozhodujú o prioritách úloh.

Základná úroveň 1 – činnosti sú vykonávané operatívne, tak ako sa priebežne vyskytujú.
Úroveň 2 – vychádza z otázky, čo je potrebné urobiť ihneď, pritom sa porovnáva relácia priorít.
Úroveň 3 – čo je potrebné urobiť v najbližších hodinách. S vedomím dlhodobejších cieľov sa vyberajú činnosti, ktoré majú byť riešené už dnes.
Úroveň 4 – čo je potrebné vykonať v najbližších dňoch, týždňoch, atď. Dlhodobé zámery sa členia do skupín.
Úroveň 5 – čo sa má dosiahnuť v nasledujúcich mesiacoch. Vlastná perspektíva sa pretvára do dlhodobých projektov, rozhoduje sa o prioritách súčasných pracovných cieľov a o rovnováhe pracovného a osobného života.
Úroveň 6 – čo je žiadúce dosiahnuť jako prvok širšieho okolia. Vyžaduje sa schopnosť nadhľadu nielen nad súčasnosťou, ale i nad sebou. Čo chceme dosiahnuť ako firma, rodina a pod..
PARETOVO PRAVIDLO

”Paretovo pravidlo” je pomenované podľa talianskeho ekonóma Pareta (1848 – 1923). Je založené na pomere 80 : 20
Pareto štatisticky zistil, že ”20 % obyvateľstva vlastní 80 % majetku”. Tvrdil, že ”významné veci tvoria za normálnych okolností relatívne malý podiel na početnosti vecí v skupine”.
Väčšina ľudí sa zaoberá viacerými úlohami, relatívne vedľajšími problémami, namiesto toho, aby sa sústredili na menej aktivít, ktoré sú však efektívnejšie a životne dôležité. Často už 20 % správne využitého času a energie prináša 80 % výsledkov. Manažér by teda nemal v prvom rade vykonávať najľahšie úlohy, na ktoré spotrebuje väčšinu času, ale naopak. Prednosť by mal dostať malý počet životne dôležitých aktivít či problémov. Drucker to formuloval veľmi jasne v tejto vete: ” Treba robiť správne veci namiesto robiť veci správne.”

Paretovo pravidlo je aplikovateľné napr. pri príprave vedúceho pracovníka – manažéra na podnikovú poradu. Jej prípravou sa zabezpečí plynulý priebeh porady, skráti čas trvania a zaručí sa spokojnosť zúčastnených pracovníkov spoločnosti. Platí teda: 20 % času potrebného na prípravu porady, môže priniesť 80 % pracovných uznesení. Možno ho rovnako využiť napríklad pri tvorbe stratégie spoločnosti. 20 % času venovaného plánovaniu stratégie spoločnosti, ovplyvní 80 % času jej realizácie. Z 365 dní v roku je približne 220 pracovných dní. Pri zachovaní paretovho pravidla ostáva na plánovanie vývoja stratégie 44 dní. To by znamenalo mať takmer 9 dní na navrhnutie a 35 dní na realizáciu stratégie.