STANOVENIE ŠTANDARDOV

STANOVENIE ŠTANDARDOV
Pretože sú plány merítkom, ktorého pomocou manažéri kontrolujú, je logické, že prvým krokom kontrolného procesu by malo byť stanovenie plánu. Pretože zložitosť a podrobnosť plánu môže byť rôzna a pretože manažéri nie sú schopní všetko „ustrážiť“, sú pre potrebu kontroly často vytvárané špeciálne štandardy. Štandardy sú kritéria vykonanej práce. Predstavujú určité body z celkových plánov, pomocou ktorých sa vyhodnocuje vykonaná práca tak, že je manažér schopný posúdiť, či je celkový postup prác priaznivý, bez toho, aby musel kontrolovať všetky podrobnosti plnenia plánu. ***
MERANIE VYKONANEJ PRÁCE
Napriek tomu, že to nie je vždy možné, bolo by najlepšie merať vykonanú prácu na základe „pohľadu vpred“ tak, aby bolo možné identifikovať odchýlky skôr, než sa skutočne objavia a vyhnúť sa im pomocou vhodných aktivít. Ostražitý, dopredu zahľadený manažér dokáže často predpovedať možnosť vzniku odchýliek od štandardov. Ak však túto schopnosť nemá, mali by byť zistené odchýlky čím skôr. Ak sú štandardy vhodne stanovené a ak umožňujú presne určiť, čo podriadení robia, je hodnotenie skutočných alebo očakávaných výsledkov pomerne jednoduché. Existuje však mnoho činností, pre ktoré je obtiažne stanoviť presné štandardy a existuje mnoho činností, u ktorých je vyhodnocovanie zložité. Stanovenie štandardov hromadne vyrábaných dielov a hodnotenie vykonanej práce s ohľadom na tieto štandardy môže byť celkom jednoduché. Ak sa však jedná o zákazkovú výrobu, je hodnotenie vykonanej práce komplikované vzhľadom k obtiažnosti stanovenia štandardov výkonnosti.

Pokiaľ sa jedná o menej technické druhy prác, je obtiažné nie len stanovenie štandardov, ale i hodnotenie vykonanej práce. Kontrolovanie práce viceprezidenta pre financovanie, rovnako ako kontrolovanie práce riaditeľa pre priemyslové vzťahy nie je ľahkou záležitosťou, pretože pre ich prácu nie je možné stanoviť presné štandardy. Nadriadení týchto vrcholových manažérov sa musia často spoliehať na neurčité štandardy, ako je finančné zdravie obchodného podniku, postoj odborovej organizácie, nadšenie a vernosť podriadených, obdiv obchodných asociácií a celková úspešnosť ich odboru (často meraná negativným spôsobom pomocou zistenia nedostatku istoty, že dôjde k zlyhaniu). Aj hodnotenia, vykonávané vrcholovými manažérmi, bývajú často nepresné. Ak sa zdá, že oddelenie pracuje očakávaným spôsobom, že náklady sú primerané, ak nevzniká príliš mnoho vážnych chýb a ak sú merateľné výsledky v súlade s požiadavkami managementu, potom sa dá výsledok celkového hodnotenia považovať za prijateľný. Pokiaľ je kontrolným bodom okamžik, keď výrobok opúšťa linku, sklad alebo keď je vystavený účet, stáva sa kontrola omnoho presnejšia a často aj omnoho dôležitejšia.
KOREKCIA ODCHÝLOK
Štandardy by mali odrážať rôzne pozície v organizačnej štruktúre. Ak je vykonaná práca meraná s ohľadom na tieto pozície, je korekcia odchýlok ľahšia. Korekcia odchýlok je okamžikom, pri ktorom sa dá kontrolu chápať ako súčasť celého systému managementu a keď je vo vzťahu k ostatným manažérskym funkciám. Manažéri môžu odchýlky korigovať tak, že prepracujú plány alebo modifikujú ciele. Odchýlky je možné korigovať aj zamestnaním ďalších ľudí, lepším výberom a školením podriadených, prípadne aj znížením počtu pracovníkov. Ďalej je možné korigovať odchýlky kvalitnejším vedením, zameraným na podrobnejšie vysvetlenie práce alebo využitím efektívnejších techník.
KRITICKÉ KONTROLNÉ BODY A ŠTANDARDY
Štandardy sú meradlom, ktorým sa meria skutočne vykonaná alebo očakávaná práca. Ak sa jedná o jednoduchú pracovnú operáciu, môže manažér pozorovaním zistiť, či a ako je vykonávaná. Manažér musí zvoliť body, ktorým bude venovať špeciálnu pozornosť a ktoré mu umožnia zistiť, či práca prebieha podľa plánu.
Zvolené body pre kontrolu by mali byť kritické preto, že predstavujú limitujúce faktory celkovej práce alebo umožňujú zistiť lepšie ako iné faktory, či je plán plnený. Takéto štandardy umožňujú manažérovi riadiť veľkú skupinu podriadených a prípadne aj zvýšiť rozpätie managementu pri súčasne úspore nákladov a zlepšenej komunikácii. Jeden z najvýznamnejších kontrolných princípov, princíp kritických kontrolných bodov, hovorí: „Efektívna kontrola vyžaduje venovať pozornosť tým faktorom, ktoré sú kritické z hľadiska hodnotenia vykonanej práce vzhľadom k plánu.
OTÁZKY PRE VOĽBU KRITICKÝCH BODOV KONTROLY
Medzi umenie managementu patrí aj voľba kritických bodov, pretože na nich závisí spoľahlivosť kontroly. V tejto súvislosti si manažéri musia klásť otázky: „Čo najlepšie charakterizuje ciele môjho oddelenia? Ako najlepšie merať kritické odchýlky? Ako najlepšie zistím, kto je za zlyhanie zodpovedný? Aké štandardy budú najmenej nákladné? Pre ktoré štandardy budú informácie ekonomicky disponibilné?