Profesiogram

ÚVOD
Zamestnávateľ si vypracúva profesiogram najmä pre jednoduchší a účelnejší výber budúcich zamestnancov. Obsahuje: všeobecnú charakteristiku profesie – súhrn úloh a použitých prostriedkov nevyhnutných pre výkon profesie; súhrn povinností pracovníka – podľa organizačných a technologických predpisov; popis obsahu pracovnej činnosti a jej zodpovedajúcich činností a operácií; popis pracovných podmienok – technických, ekonomických a spoločenských; inventár požiadaviek na pracovníka – odborných, fyzických a zdravotných, psychických a osobnostných; popis postavenia profesie v spoločnosti a rozsah spoločenskej zodpovednosti pracovníka.

VYPRACOVANIE
Profesiogram, resp. analýza práce
Vytvára pevnú základňu pre diagnózu práce a napokon aj pre personálne rozhodovanie v rôznych oblastiach.
Zahŕňa systematické zhromažďovanie, vyhodnocovanie a usporiadanie informácií o vykonávanej práci.
Popis práce obsahuje okrem základného prehľadu (adekvátne vzdelanie), jednotlivé činnosti a zodpovednosti, ktoré tvoria obsah danej práce, prípadne aj sociálne a fyzikálne podstaty okolitého prostredia.
Obsahuje termíny správania, čo má človek rešpektovať, aké znalosti využíva pri vykonávaní práce, faktory, ktoré pritom berie do úvahy.
Proces vypracovania profesiogramu je široko-rozvetvený proces skúmiania, vychádza zo zhromažďovania rôznorodých informácií o práci.

Fázy profesiogramu

1. prípravná fáza
Získanie poznatkov o:
-organizácii
-typu práce.
2. zhrnutie informácií
Zhrnutie informácií vo forme popisu práce, špecifikácia požiadaviekna pracovníka.
3. zhromažďovanie informácií
Určenie práce.Výber metód a techník.zisťovania.

1. Prípravná fáza

Základný popis práce
Názov práce: sekretárka, referentka, pracovníčka prevádzky

Popis práce (špecifikácia práce)
Pracovisko: (názov firmy a adresa pracoviska)

Základné pracovné povinnosti
Vyplývajú z pracovného poriadku.
Pracovník je povinný:
1. Samostatne viesť sekretariát.
2. Preberať a zapisovať došlú korešpondenciu do podacieho denníka. Manipulovať s písomnosťami podľa pokynov nadriadeného. Sprostredkovať obeh spisu, zabezpečiť archiváciu bežných písomných materiálov v súlade so spisovým poriadkom.
3. Vybavovať administratívu nadriadeného, viesť evidenciu, záznamy a protokoly.
4. Organizovať časový harmonogram nadriadeného a eviduje jeho kontakty, prijíma návštevy a pripravuje pohostenie.
5. Vyhotovovať záznamy z rokovaní, zabezpečovať výpisy úloh zo zasadnutí a porád.
6. Pripravovať spisy, správy a iný materiál tak, aby umožňoval pružne riadiť a kontrolovať činnosť firmy.
7. Viesť podklady dochádzky pracovníčok, nadriadeného vrátane potvrdení práceneschopnosti, OČR, dovolenie podľa dispozícií personálneho oddelenia firmy.
8. Viesť chronologickú evidenciu cestovných príkazov.
9. Vykonávať ďalšie práce a úlohy podľa pokynov nadriadeného.
10. Zabezpečiť agendu autoprevádzky firmy.
11. Zabezpečiť výkon činností na úseku bezpečnosti práce a požiarnej ochrany vo firme. Spolupracuje so zodpovedným pracovníkom.
12. Vykonať iniciatívne a so starostlivosťou riadneho hospodára všetky práce vyplývajúce zo zverenej funkcie.
13. Vykonať podľa príkazu nadriadeného aj iné práce súvisiace s pôsobnosťou útvaru, v ktorom je pracovník zaradený.
14. Dodržiavať vnútorné predpisy – organizačný poriadok, organizačné smernice, spisový poriadok a pod., s ktorými je pracovník povinný sa oboznamovať.
15. Dodržiavať platné všeobecné predpisy, ktoré sa činnosti pracovníka týkajú – zákony, nariadenia, vyhlášky a ostatné všeobecne platné predpisy, metodické smernice, ďalej predpisy o bezpečnosti práce a protipožiarne predpisy.
16. Sústavne si zvyšovať svoje odborné vedomosti.

Ostatné pracovné povinnosti
Funkcii prináležia okrem činností uvedených v tomto popise aj všeobecné práva, povinnosti a zodpovednosti uvedené v Zákonníku práce, organizačnom poriadku a ostatných pracovno-právnych predpisoch. Pracovník prehlasuje, že bol oboznámený s týmito predpismi a tento popis pracovnej funkcie berie na vedomie.

Pracovné podmienky
Pracovník je priamym podriadeným .................... Podmienky týkajúce sa uzatvárania a skončenia pracovného vzťahu vychádzajú z ustanovení Zákonníka práce (č. z. 311/2001 Z. z.) a Kolektívnej dohody vo verejnej službe na príslušný rok (č. z. 522/2002 Z. z.). Mzdové ohodnotenie sa stanovuje na základe platnej platovej tabuľky pre verejnú službu. Dĺžka pracovného času, prestávky v práci sú upravené internou smernicou.

Pracovné prostredie (administratívna práca)
Pracovné prostredie spĺňa všetky hygienické, priestorové, estetické a interiérové požiadavky. Je dostatočne vetrateľné a presvetlené. Pracovné miesto je vybavené výpočtovou technikou – priamo v kancelárií sa nachádza PC s príslušenstvom, fax, mimo kancelárie je kopírovacie centrum. Pre rýchlejšiu komunikáciu môže zamestnanec využívať elektronickú poštu a internet. Pracovné prostredie je koncipované tak, aby pracovník mohol v maximálnej miere efektívne pracovať.

Informácie o organizácii
(Oboznámenie sa s typom organizácie a jej sídlom, s kompetenciami podľa organizačnej štruktúry, štýlom vedenia, usporiadaním pracovného postupu. Úroveň komunikácie a práca sa zefektívňujú využívaním elektronickej pošty.)


2. Fáza – Zhrnutie informácií

Špecifikácia požiadaviek na pracovníka
Podstatou špecifikácie je čo najužšie a najpresnejšie vymedziť pracovné úlohy. (viď základné pracovné povinnosti)

Vzdelanie a kvalifikačné predpoklady
Pracovník by mal mať ukončené úplné stredoškolské vzdelanie. Mal by ovládať prácu s počítačom (word, exel, elektronická pošta, internet). Mal by mať znalosť aspoň jedného svetového jazyka.

Pracovné skúsenosti (prax)
Predchádzajúce zamestnania, akú prácu pracovník vykonával, prípadne referencie bývalého zamestnávateľa.

Bližšie rozšpecifikované jednotlivé predpoklady

Psychické predpoklady
Vyžaduje sa dobrý psychický stav a bezúhonnosť. (Skúmanie psychických aspektov pracovných aspektov pracovných činností je veľmi dôležité, umožní spoznať, resp. ľahšie odhadnúť zdroj závažnosti psychickej a fyzickej zaťaženosti pracovníka.)

Fyzické predpoklady
Základným predpokladom, rovnako ako pri psychických predpokladoch, je dobrý zdravotný stav (pri nástupe do zamestnania sa vyžaduje vstupná lekárska prehliadka). Doraz sa kladie na celkovú úpravu zovňajška, primerané oblečenie zodpovedajúce protokolu organizácie, na osobnú hygienu, príjemné vystupovanie,...

Komunikačné predpoklady
Pracovník by mal byť dostatočne komunikatívny – mal by zvládať aktívne počúvanie (sledovať celú situáciu). Mal by ovládať bontón.

Osobnostné predpoklady
Vyžadujú sa pozitívne charakterové vlastnosti najmä:
- primerane vystupovať k spolupracovníkom
- primerane vystupovať k nadriadeným
- primerane vystupovať v kontakte s osobami z vonkajšieho prostredia
- mal by mať schopnosť pracovať v kolektíve
- byť lojálny k nadriadeným a organizácii.

3. Fáza – Zhromažďovanie informácií

Metódy výberu pracovníkov
Manažment organizácie spolu s pracovníkmi personálneho oddelenia (podľa potreby aj psychológom) organizácie zabezpečuje vhodné metódy pre danú profesiu.

Systém výberu

Odborné posúdenie spôsobilosti – komplexné posúdenie odborných, psychických, fyziologických predpokladov.

Analýza získaných informácií
Predbežné výsledky na základe dostupných informácií.

Výberový prijímací rozhovor
Vyžaduje si väčšie nároky ako vstupný informatívny rozhovor. Cieľom tohto rozhovoru je získať také informácie o uchádzačovi, ktoré umožnia rozhodnúť o jeho prijatí, resp. neprijatí. Vedie ho výberová komisia na čele s predsedom. Členmi sú interní zamestnanci a jeden člen je prizvaný z praxe. V tomto rozhovore sa získavajú informácie, ktoré sa nedajú zistiť inými metódami. Výhodou výberového rozhovoru je jeho prispôsobivosť podľa jednotlivých potrieb, čo chceme o uchádzačovi zistiť.

Poslednou fázou výberového konania je vyhodnotenie výsledkov a rozhodnutie o prijatí, resp. neprijatí
Dôležitá zásada, ktorú treba zachovať je taktné oznámenie o neprijatí uchádzača a na druhej strane uchádzača, ktorého organizácia prijíma včas upovedomiť o prijatí a zároveň o jeho právach a povinnostiach.

Konkrétne metódy pri výbere pracovníkov

Rozhovor
Riadený rozhovor

Praktické preskúšanie
Práca na PC, jazyková zručnosť

Analýza dokumentácie, lekárske posudky, výpis z registra trestov, posudky, odporúčania, referencie


Psychologická expertíza
Je dôležitá najmä v procese poznávania uchádzača, jeho psychických predpokladov. Preto je pri výbere pracovníkov nenahraditeľná prítomnosť špecialistov – psychológov.
Správanie človeka je komplexná záležitosť a nemožno ho vysvetliť tak, aby bolo všeobecne použiteľné pre všetkých ľudí.

Prostredie
Práca
-jej organizácia
-pravidlá
-štýl vedenia
-ekonomická situácia
-voľný čas
-odmeny, trest
Osobnosť jednotlivca
Schopnosti a zručnosti
-vnímanie
-postoje
-kapacita zapamätávania
Správanie
Procesy myslenia
-komunikácia
-motorika
-pozornosť
Výstup
Výkonnosť
-krátkodobá
-dlhodobá
-vzťahy s ostatnými

Schematický náčrt slúži ako plán, na základe ktorého špecialista vypracováva testy, ktoré predkladá uchádzačom. Testovanie a diagnostikovanie tvorí významnú súčasť metód postihovania individuálnych rozdielov. Uplatňuje sa pri výbere, rozmiestňovaní pracovníkov. Testy sa dnes používajú rôzne (medicínske, fyziologické, záťažové, biochemické).
Psychologický test je pomôckou psychológa pri poznávaní ľudí. Testy sa najčastejšie delia podľa toho, čo sa nimi meria:
- všeobecné inteligenčné
- testy schopností a nadania
- testy špeciálnych znalostí a výkonnostné
- osobnostné testy.
Hodnota testu rastie s dômyselnosťou jeho zostrojenia, ale aj rozhľadenosťou, znalosťami, dokonca emocionálnou zručnosťou samého psychológa.

ZÁVER

Profesiogram je opis povolania z hľadiska požiadaviek a nárokov, ktoré sa kladú na človeka.
Pracovník, ktorý spĺňa kritériá profesiogramu a je prijatý do zamestnania, absolvuje cyklus školení pre novoprijatých pracovníkov, ktorý pozostáva z viacerých fáz:
- oboznámenie sa s celkovou činnosťou organizácie (spoločenskou funkciou)
- oboznámenie sa s pokynmi, ktoré sú určené výlučne pre výkon funkcie pracovníka
- psychologické školenia (antistresové cvičenia, zvládanie záťažových situácií, komunikácia, správne vystupovanie, ako správne telefonovať, servírovať a pod.)
- oboznámenie sa s etickým kódexom organizácie
- oboznámenie sa s protokolom, ktorý musí pracovník dodržiavať.