PROCES TVORBY DESIGNU PRACOVNÉHO MIESTA
Úlohy, ktoré sú v organizácii vykonávané, sú rôzne. Nevyhnutná je deľba práce podľa obsahu, typu, vzájomnej nadväznosti a náročnosti jednotlivých úloh.
Definícia
Vytváranie pracovných miest je proces tvorby profilu (designu) pracovného miesta. V jeho priebehu sa definujú konkrétne pracovné úlohy a zoskupujú sa do pracovných miest. Konkrétne ide o tvorbu obsahu práce (čo sa má urobiť), o vypracovanie postupu práce (ako a kedy sa majú pracovné úlohy vykonávať), o vymedzenie právomocí a zodpovedností pracovného miesta a o tvorbu pracovného prostredia.
Cieľom je zabezpečiť efektívne plnenie požiadaviek organizácie vzhľadom na náklady, produktivitu, kvalitu a spokojnosť zákazníkov a zabezpečiť uspokojovanie sociálnych a osobných potrieb držiteľov pracovného miesta.
Pri projektovaní pracovného miesta je v prvom rade potrebné venovať pozornosť kľúčovej problematike, ktorá sa týka poslania (zmyslu, účelu) pracovného miesta. Ide o východiskovú otázku projektovania pracovného miesta, na ktorú nadväzuje zodpovedanie ďalších nevyhnutných otázok. Formuláciu odpovedí determinujú charakteristiky organizácie a pracovného procesu (ciele organizácie, organizačná štruktúra, organizačná kultúra, produkt, technika, technológia atď.), charakteristiky pracovníkov a externé faktory (legislatíva a iné).
Následne sú projektované komponenty pracovného miesta. Ide o obsah práce, pracovný postup a pracovné prostredie (bližšie subkapitola 5.2).
Pri tvorbe designu pracovného miesta sa postupuje podľa zvoleného prístupu (prístup mechanický, motivačný, biologický, percepčný). V praxi ide skôr o kombináciu viacerých prístupov k tvorbe pracovného miesta (bližšie subkapitola 5.1.1).
Proces tvorby pracovného miesta je dôležitá aktivita, ktorá bezprostredne ovplyvňuje všetky ostatné personálne funkcie. Na tomto procese majú vzájomne spolupracovať línioví manažéri, manažéri ĽZ a zamestnanci.
Prístupy k tvorbe pracovného miesta
Podľa odbornej literatúry možno pri procese tvorby pracovného miesta, resp. redesignu pracovného miesta využiť rôzne prístupy, ktorých racionálna kombinácia vedie k plneniu požiadaviek organizácie a pracovníkov. Najčastejšie sú v praxi uplatňované tieto prístupy:
 mechanický prístup,
 motivačný prístup,
 biologický (ergonomický) prístup,
 percepčný prístup.
 Mechanický prístup vychádza z Taylorovej koncepcie manažmentu a zo zásad organizácie a riadenia procesov. Je založený na inžinierskom ponímaní práce.
Cieľom tvorby pracovných miest je produktivita práce a efektívnosť pri využívaní zdrojov. Cieľ je ale orientovaný výlučne na organizáciu, nedostatočne berie do úvahy potreby pracovníkov. Pri projektovaní práce sa kladie dôraz na jednoduchosť a špecializáciu, tzn. na znižovanie nákladov a realizačného času.
Predpokladá sa existencia jediného najlepšieho technologického a pracovného postupu. Pracovné miesto je tvorené explicitne – úlohy a postup sú konštruované presne a podrobne. Zdôrazňovanie mechaniky sa uplatňuje rovnako pri usporiadaní pracoviska, pri deľbe a koordinácii práce.
Koubek uvádza, že mechanický prístup je vhodné využiť tam, „kde sa organizácia orientuje predovšetkým na efektívnosť využívania zdrojov, kde sa práca opakuje a je dlhodobejšie predvídateľná, kde sa pri práci môžu vyskytovať časté chyby, a preto je potrebné dodržiavať stanovené postupy a tiež tam, kde organizácia nechce príliš investovať do vzdelania a rozvoja pracovníkov" (2001, s. 53).
Uplatnenie mechanického prístupu pri projektovaní práce vykazuje jednak pozitíva, ale aj negatíva.
Výhody existujú skôr na strane organizácie a ide o hospodárne využívanie zdrojov, o zníženie personálnych nákladov, o minimalizáciu nákladov na vzdelávanie a o zmenšenie možných chýb z nedodržania technologického postupu.
Nevýhody sa ukazujú skôr na strane pracovníkov, pretože takto skonštruovaná práca je málo zaujímavá, je znížená miera autonómie, zodpovednosti atď. Zvyšuje sa miera nespokojnosti a demotivácie, čoho dôsledkom býva zvýšenie nezáujmu, zdravotné problémy, absencia a fluktuácia.
 Motivačný prístup (tiež nazývaný psychologicko-sociálny prístup) vychádza z predpokladu, že ak práca uspokojuje, potom motivuje k vyššiemu výkonu.
Základom tohto prístupu je Herzbergova dvojfaktorová teória a teória sociotechnických systémov.
Filozofiou teórie sociotechnických systémov je kolektívna práca. Kladie dôraz na sociálne potreby pracovníkov a ich interpersonálne vzťahy.
Herzberg sa o obsahu práce vyjadril, že ide o motivátor pracovnej spokojnosti a toto zistenie je vhodné využiť. Paleta pracovných úloh má byť pre jednotlivca zaujímavá, dostatočne bohatá a pestrá, nie je vhodné ju rozširovať o monotónne, či nudné činnosti. Za realizáciu práce má byť stanovená miera osobnej zodpovednosti a vykonávateľ má registrovať uznanie nadriadeného (v prípade top manažmentu uznanie napr. akcionárov). V kladnom smere na motiváciu pôsobí, ak personálna politika umožňuje vertikálny postup v hierarchii pracovných miest.
Účelom projekcie práce je vyvinúť u pracovníka dostatočný vnútorný tlak na záujem ju vykonávať a rozvíjať svoje schopnosti pre dosiahnutie kvalitného výkonu a kvalitnejšiu sebarealizáciu. V tejto súvislosti je vhodné uplatňovať metódy rozširovania a obohacovania práce, resp. využívať niektorú z motivačných metód riadenia, napr. riadenie na základe prenesenia právomocí a zodpovedností za vymedzené úlohy (management by delegation), riadenie podľa rozdelenia úloh na strategické, taktické a operatívne, ktoré sú potom zabezpečované príslušnou úrovňou manažmentu (management by exception), riadenie na základe podporovania tvorivosti a inovatívnosti (management by inovation) a pod.
Projektovaniu pracovných miest sa začiatkom 70-tych rokov venoval R. Hackman a jeho spolupracovníci. Ich teória charakteristík pracovnej činnosti je dôležitá pre ovplyvňovanie motivácie pracovníkov. Vychádzali z predpokladu, že pracovné miesto nemá charakterizovať len vonkajší dôsledok (produktivita), ale jeho charakteristiky majú byť pre pracovníka zaujímavé, motivačné.
Autor považuje za základné charakteristiky pracovného miesta variabilitu (pracovné úlohy majú byť rozmanité, aby ich plnenie vyžadovalo rôznorodé zručnosti pracovníka), identitu (pracovné úlohy majú byť zmysluplné a ucelené, má ich charakterizovať výsledok), významnosť (práca má mať vplyv na iné práce a na iných ľudí), autonómiu (výkon úloh má umožňovať nezávislosť v organizácii a v rozhodovaní) a spätnú väzbu (pracovník má získavať bezprostrednú a neskreslenú informáciu o výkone).
Neskôr Hackman doplnil charakteristiky pracovného miesta o tzv. moderátory (vedomosti a zručnosti, intenzita potreby sa rozvíjať, uspokojenie z kontextu pracovného prostredia), pretože – ako uvádza – ich intenzita rozhoduje o aktivizácii kritických psychologických stavov (prežívanie zmysluplnosti práce a pociťovanie zodpovednosti).
Na základe tohto poznania Hackman spolu s Oldhamom skonštruovali dotazník (diagnostický prehľad pracovného miesta) a vzorec určujúci skóre motivačného potenciálu práce (MPS).
Je potrebné dodať, že prístup k tvorbe pracovných miest má svoje rezervy, pretože overovacie výskumy nepreukázali jednoznačný vzťah medzi spokojnosťou pracovníkov a produktivitou. Bolo len dokázané, že dôsledkom uplatnenia teórie charakteristík pracovného miesta je spokojnosť s prácou.
Do kontextu tvorby pracovných úloh je možné aplikovať aj McClellandovu teóriu, ktorá rozlišuje tri potreby u pracovníkov, a to potrebu výkonu, afiliácie a moci.
Autorove zistenia možno transformovať do praxe v zmysle vytyčovania pracovných úloh tak, aby miera náročnosti na ich splnenie nebola nedosiahnuteľne vysoká, tzn. aby stupeň rizika ovplyvniť výsledok bol rozumný, aby pre realizáciu výkonu bolo typické maximálne využívanie schopností a poznanie vlastného prínosu a aby za efekt bola stanovená priama zodpovednosť. Spokojnosť, resp. súlad medzi pracovníkom a vyššie charakterizovanou povahou práce bude v tomto prípade dosiahnutý, ak pracovník bude preferovať pomerne stálu potrebu výkonu.
Uplatňovanie motivačného prístupu pri tvorbe pracovných miest má svoje výhody i nevýhody. Pracovné miesto je tvorené tak, aby motivovalo, čím sa docieli vyššia pracovná angažovanosť, vyšší výkon a zvyšuje sa miera spokojnosti v dôsledku čoho dochádza k zníženiu absencií a fluktuácie. Práca je ale náročnejšia, čo negatívne ovplyvňuje náklady na vzdelávanie, existuje reálna možnosť duševnej záťaže a stresu.
 Teoretickým východiskom biologického prístupu je ergonómia, ktorá skúma interakciu medzi fyziológiou človeka a jeho prácou a pracovnými podmienkami. Tento prístup súvisí aj s poznaním, že medzi potreby, ktoré dominujú pri vykonávaní práce patrí potreba bezpečia a pohodlia.
Projektovanie práce podľa ergonomického prístupu má zabezpečiť zníženie fyzickej námahy, fyzickej únavy a elimináciu pracovných úrazov pri výkone práce.
Cieľom je produktivita práce pri maximálnom zohľadňovaní bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci.
Aplikácia tohto prístupu má za následok zvýšenie spokojnosti zamestnancov, zníženie absencie a fluktuácie, zvýšenie produktivity v dôsledku zníženia chýb a nepodarkov. Zvýšenie pohodlia môže mať aj motivačný účinok, čo smeruje k zvyšovaniu výkonu. Náklady spojené s prispôsobením prostredia alebo s výmenou zariadenia sa javia ako jediný nedostatok. V konečnom dôsledku však ide o úsporu nákladov súvisiacich s extenzívnym a intenzívnym využívaním pracovnej sily.
 Podstatou percepčného prístupu je zníženie duševnej záťaže, ktorú spôsobuje spracovávanie informácií.
Projekcia pracovných miest je zameraná na obmedzenie požiadaviek práce na spracovávanie informácií. Ide o selekciu pri prísune informácií, o poskytnutie jasných inštrukcií na spracovanie informácií, o automatizáciu spracovávania dát.
V konečnom dôsledku dochádza k zjednodušeniu práce a sú teda identifikované podobné pozitíva a negatíva ako pri uplatňovaní mechanického prístupu k tvorbe pracovných miest.