PRACOVAŤ PODĽA PRIORÍT

PRACOVAŤ PODĽA PRIORÍT
Priority charakterizujú význam postavenia úlohy vo vzťahu k jeho spracovaniu. Čím vyššia je priorita, tým skôr je potrebné úlohu urobiť. Čím nižšiu má úloha prioritu, tým viac času máme na jej spracovanie. O´Brienová tvrdí, že: ”Manažéri veľmi často trávia 99 % času ”hasením” naliehavých záležitostí a len 1 % venujú dôležitým prípadom.”37
V priebehu dňa sa stretávame s najrôznejšími požiadavkami na našu osobu. Ľahko sa stane, že člověk priveľa času venuje rutinným záležitostiam, napríklad čítaniu pošty na úkor produktívnych úloh s vyššou prioritou. Stanovenie priorít znamená rozhodnúť sa práve o tom, ktoré z úloh majú byť realizované jako prvé, druhé, a ktoré môžeme odložiť.
Priority sa neustále menia, pretože neustále prijímame nové informácie. Na základe týchto informácií dochádza k zmene dôležitosti alebo naliehavosti niektorej úlohy.
Pravidelne by sme mali prehodnocovať zoznam stanovených priorít, zistiť či naše priority neodporujú prioritám kolegov, na ktoré priority máme iný názor ako náš nadriadený. Pretože nie všetko, čo je dôležité napríklad pre zamestnávateľa, musí byť rovnako dôležité aj pre zamestnanca.

Stanovenie priorít nám zabezpečí, že sa budeme najskôr venovať dôležitým a nevyhnutným úlohám. Úlohy budeme riešiť podľa ich dôležitosti a nielen podľa naliehavosti, ako sa to v praxi často stáva. Zameriame sa len na jednu úlohu, a tým ju vybavíme v stanovenom čase efektívnejšie a nebudeme sa venovať úlohám, ktoré môžeme delegovať podriadeným pracovníkom. Na konci naplánovanej lehoty splníme úlohy, podľa ktorých sa hodnotí náš výkon. My si budeme istí, že najdôležitejšie úlohy nezostanú nevybavené.

Ku kritériám rozhodnutí o naliehavosti a dôležitosti patrí:
 Posúdenie – tzn. úvahy o následkoch nevybavenia nejakej úlohy.
 Relativita – porovnanie úžitku či strát pri splnení alebo nesplnení úlohy, medzi ktorými sa rozhodujeme.
 Timing – rešpektovanie kritických termínov začatia úlohy.38


SPOTREBA ČASU
Pri odhade celkovej spotreby času si vždy neuvedomujeme, že určujeme len čas potrebný na skutočné vykonanie úlohy. Neberieme do úvahy čas na prípravu a čas na dokončenie a odovzdanie zadanej činnosti. Pri takomto odhade spotreby času zbytočne podporujeme vzniku časového úbytku, ktorý spôsobuje stratu drahocenných minút. Pri odhade spotreby času využíva Bay40 ”optimisticko – pesimistické formulky”. Odhadne spotrebu času, v ktorom by dokončil prácu najrýchlejšie a najpomalšie. Tieto hodnoty spočíta a vydelí dvoma. Takýmto prístupom dosiahne potrebný čas na skutočné uskutočnenie práce.
Napríklad, výberový pohovor pri prijímaní nového pracovníka do funkcie vedúceho personálneho oddelenia by v optimistickom ponímaní trval 30 minút. Naopak v pesimistickom 60 minút. Sčítaním dostaneme 90 minút a vydelíme 2. Výberovej komisii by mal pohovor podľa optimistického – pesimistických formuliek trvať v priemere 45 minút.