Požiadavky kladené na organizačné štruktúry a proces organizovania

5Požiadavky kladené na organizačné štruktúry a proces organizovania
Na proces organizovania a tomu zodpovedajúcu tvorbu štruktúr sú kladené určité požiadavky. Ide o skratku reťazca požiadaviek („OSCAR“), ktoré majú byť procesom organizovania zabezpečené. Sú to:
- ciele podnikateľských činností (O = Objectives),
- špecializácia (S = Specialization),
- koordinácia (C = Coordination),
- právomoc (A = Authority),
- zodpovednosť (R = Responsibility).

Organizačná štruktúra by mala ďalej slňovať nasledujúce požiadavky:
1. Organizačná štruktúra musí odrážať ciele a plány, lebo sú od nich odvodzované činnosti.
2. Musí odrážať disponibilnú (použiteľnú) právomoc manažmentu. Právomoc v danej organizácii obvykle znamená len určité právo používať voľnosť k jednaniu; v tomto prípade je potrebné uskutočniť zmenu.
3. Akákoľvek organizačná štruktúra, rovnako ako plán, musí odrážať svoje prostredie. Organizačná štruktúra musí vychádzať z danej situácie.
4. Keďže organizačná štruktúra je obsadená ľuďmi, musia byť pri zoskupovaní činností a pri vytváraní vzťahov nadriadenosti a podriadenosti brané do úvahy aj ich možnosti a zvyky. Je nutné brať do úvahy, aký druh ľudí predstavujú zamestnanci.

1.6 Obvyklé postupy pri tvorbe organizačných štruktúr

Pri tvorbe organizačnej štruktúry sa riešia dve navzájom súvisiace otázky, a to:
1. organizačná diferenciácia činností,
2. organizačná integrácia činností.
Organizačná diferenciácia činností spočíva v tom, že celková úloha sa rozčlení a jednotlivé útvary, resp. pracoviská, ktoré na tomto základe vznikajú, stávajú sa zodpovednými za vykonávanie zverených činností.
Máme tri formy diferenciácie:
1. Deľba úloh na základe špecializácie (výsledkom je štruktúra úloh).
2. Deľba informácií pre celú organizáciu (výsledkom je štruktúra komunikácie).
3. Deľba právomoci na základe tvorby hierarchie (výsledkom je štruktúra autority).

Deľba úloh – štruktúra úloh
Pri organizačnej diferenciácii činností a začleňovaní prvkov do podsystémov (útvarov) sa vymedzujú podsystémy, stanovuje sa ich kapacita, a to:
a) kvalitatívne (pre aké úlohy sa útvar vytvára, t.j. aké útvary sa vytvárajú),
b) kvantitatívne (pre aký rozsah úlohy).
Podľa toho hovoríme o deľbe množstva, keď sa jednému pracovníkovi prideľujú všetky čiastkové úlohy z celkovej /súhrnnej/ úlohy (každý pracovník má napr. zhotoviť hotový výrobok – celý) a o deľbe druhov, keď sa čiastkové úlohy vytvárajú na základe vzniku rôznych druhov úloh (obtiažnosť, doba trvania a pod.), ktoré sa vždy v určitom okamihu prideľujú na vykonanie pracovníkovi, ktorý sa na ne špecializuje. Táto forma deľby práce sa bežne označuje ako špecializácia.
Špecializácia sa meria spravidla podľa týchto znakov:
- počet špecializovaných pracovísk,
- počet rozdielnych označení pracovísk,
- počet pracovísk v organizácii, ktoré slúžia na vykonanie jednej a tej istej úlohy,
- dĺžka obrábacieho času podľa pracovísk,
- počet rozdielnych výkonov podľa pracovísk.
Pri zoskupovaní úloh (činností) a ich zaraďovaní do útvarov sa vyskytujú tieto základné alternatívy, ktoré podmieňujú špecializáciu podsystémov:
- zoskupujú sa rovnorodé úlohy (činnosti), t.j. činnosti vyznačujúce sa podobnými
postupmi (sú to funkčne špecializované útvary),
- zoskupujú sa rôznorodé úlohy (činnosti) s odlišnými postupmi, ktoré majú partnerský
vzťah (sú to objektovo špecializované útvary).

Deľba informácií – štruktúra komunikácie
Komunikačný systém potrebujeme na to, aby informácie boli k dispozícii v pravý čas na pravom mieste v potrebnej a požadovanej kvantite a kvalite. Relácia medzi informáciami, ktoré sú skutočne prítomné na pracovisku a informáciami, ktoré sú potrebné k úspešnému splneniu úloh, sa popisuje ako stupeň informovanosti.
Deľba právomoci – štruktúra autority
Plnenie úloh na základe deľby práce vyžaduje rozdielne vybavenie pracovísk informáciami. Vlastník informácií je v mnohých prípadoch rovnocenný s vlastníkom moci (právomoci). Pracoviská, ktoré si samé obstarávajú informácie a (alebo) zovšeobecňujú „know-how“, získavajú vyšší stupeň nezávislosti ako tie, ktoré dostávajú informácie od nich. Nadobúdajú tým pozíciu moci voči pracoviskám, ktoré od nich prijímajú informácie.
Rozlišujeme medzi:
- formálnymi základmi moci (právomoci) kde je prikazovacia sila viazaná na pozíciu a nie na osobu; keď nositeľ moci zanechá organizáciu, stráca aj základ svojej moci; rozsah moci v organizácii nie je závislý len od výšky pozície v hierarchickom usporiadaní, ale aj od svojho významu (funkcie) v rámci plnenia úloh organizácie a
- osobnými základmi moci kde určité osobné vlastnosti (schopnosť, pohotovosť,
charizma) dávajú šance vplývať na iných, nezávisle od zastávanej funkcie.
Vyskytujú sa dva druhy organizačnej diferenciácie činností, ktoré spolu tvoria formálnu organizačnú štruktúru:
a) vertikálna diferenciácia činností,
b) horizontálna diferenciácia činností.
Vertikálna diferenciácia činností, ktorá predstavuje vertikálnu deľbu práce, vytvára hierarchiu a počet úrovní (stupňov) riadenia v organizácii.
Horizontálna diferenciácia činnosti je prejavom horizontálnej deľby práce a súvisí s rozpätím riadenia, teda s počtom pracovníkov podriadených jednému vedúcemu.
Organizačnú integráciu činností možno definovať ako proces zabezpečujúci jednotu úsilia jednotlivých podsystémov organizácie pri plnení jej celkovej úlohy. Nazýva sa zjednocovaním, koordináciou, zlaďovaním činností jednotlivých podsystémov (útvarov) organizácie.
Organizačnú integráciu činností môžeme rozdeliť podľa subjektov, ktoré ju zabezpečujú, a podľa používaných prostriedkov (nástrojov).
Podľa subjektov zabezpečujúcich organizačnú integráciu jednotlivých činností a útvarov poznáme:
- integráciu vedúcimi,
- samointegráciu,
- integráciu pomocou tímov.

Prostriedkami, resp. nástrojmi, ktoré slúžia na zabezpečovanie organizačnej integrácie činností a jednotlivých útvarov, sú:
- hierarchickosť organizačnej štruktúry,
- formalizácia organizačnej štruktúry,
- systém určovania a zabezpečovania plánovaných cieľov.
Organizátorská prax zo spájania útvarov ukazuje, že podniková zomknutosť (jednota) je tým menej problémová, čím je podrobnejšia štruktúra, orientácia úloh, časová a personálna orientácia zjednotených čiastkových systémov.
Z organizačnej diferenciácie a integrácie činností vyplývajú hlavné stránky (charakteristiky, dimenzie) organizačnej štruktúry, ktoré určujú jej obsah a formu. Sú to:
1. konfigurácia (tvar) a členitosť organizačnej štruktúry,
2. spôsob organizačného členenia (departmentizácie),
3. deľba rozhodovacej právomoci (uplatňovanie centralizácie a decentralizácie rozhodovania),
4. existencia druhov útvarov a usporiadanie vzťahov v organizačnej štruktúre,
5. formalizácia organizačnej štruktúry.