PERSONÁLNY INFORMAČNÝ SYSTÉM
Zdroje informácií o pracovníkoch, evidencia pracovníkov a jej využitie
Každý rozhodovací proces sa uskutočňuje prostredníctvom informácií. Preto je dôležité informácie mať.
Rozhodovanie v oblasti MĽZ je podmienené využívaním vhodných personálnych informácií. Ide o informácie, ktoré majú byť: pravdivé, presné, aktuálne, relevantné a dostatočne detailné.
Je dôležité, aby bol v podniku vytvorený personálny informačný systém (ďalej len „PIS“) a aby bol neustále rozvíjaný.
Definícia (podľa Koubeka)
PIS predstavuje usporiadaný počítačový systém zisťovania, uchovávania, spracovávania a poskytovania informácií o všetkom, čo sa týka personálnej práce v organizácii. Neoddeliteľnou súčasťou PIS je súbor metód a postupov používaných pri práci s informáciami, vrátane pravidiel týkajúcich sa prístupu k týmto informáciám.
Základná funkcia PIS je v zabezpečení informácií potrebných pre efektívnu realizáciu personálnych funkcií v potrebnom obsahu, rozsahu, kvalite a v čase.
Význam PIS ale nespočíva v informáciách ako takých, ALE v ich využívaní pre efektívny MĽZ.
Z toho vyplýva niekoľko otázok, ktorých zodpovedanie je obsahom prednášky:
- Aké informácie sú pre efektívny MĽZ potrebné – aký má byť ich obsah?
- Pomocou akých nástrojov sú info získavané, resp. zdroje informácií?
- Ktorí pracovníci info získavajú?
- Na akých miestach sú info zhromažďované, evidované a ako prebieha distribúcia?
- Akými prostriedkami je zabezpečovaný uchovávanie a prenos informácií?
- Aký je prínos informácií?
V období personálnej administratívy sa informácie spracovávali ručne. Od začiatku 80-tych rokov išlo už o počítačové spracovanie, no na samostatných pracoviskách. Oddelené PC sa používajú dodnes. O niekoľko rokov neskôr vďaka dynamickému rozvoju informačných technológií sú PC v podniku sieťovo prepojené. Tzn. personálny informačný systém prepojený s internými a externými informačnými systémami.
Pri sieťovom prepojení môže ísť o jednosmernú alebo obojsmernú komunikáciu.
 Jednosmernú komunikáciu zabezpečuje centrálne riadený PIS. Informácie sú uchovávané v ústrednej banke dát. K nižším úrovniam, tzn. na jednotlivé výkonové útvary sa info dostávajú len kanálmi príkazov, odkiaľ prichádzajú späť do centrály. Medzi útvarmi na rovnakej úrovni nie sú vytvorené formálne kanály komunikácie.
 Dvojsmerná komunikácia v PIS stavia na vzájomnej spolupráci všetkých účastníkov napojených na počítačovú sieť. Tzn. že informácie nie sú nedotknuteľne držané na centrálnom mieste, ale sú distribuované cez rôzne PC v sieti podľa aktuálnej potreby oprávneného účastníka. Užívateľ teda môže komunikovať s kýmkoľvek v organizácii, ale môže byť napojený aj na externé informačné systémy – napr. ide o úrady práce, úrady sociálneho a zdravotného poistenia, štatistický úrad.
PIS má poskytovať dostatočne širokú škálu informácií, ktoré sú využívané nielen na spracovanie evidencie (o počte pracovníkov, o PN, o nadčasovej práci, o vyčerpanej dovolenke, o absencii, ďalej evidenciu cudzích štátnych príslušníkov, žien na MD), štatistík a výkazov, ale na základe nich je možné realizovať potrebné analýzy pracovnej sily, pracovných pozícií, efektívnosti práce atď.
PIS má poskytovať jednak individuálne dáta a tiež hromadné dáta, napr. pre štatistické spracovanie.
PIS poskytuje informácie pre riadiace úrovne jednak aktuálne – tzn. priebežne dopĺňané, ale aj info historické. Zber, uchovávanie, spracovávanie, analyzovanie a distribúciu personálnych info realizujú zvyčajne personálni špecialisti.
Je vhodné, ak PIS obsahuje tieto subsystémy:
a) informácie o pracovníkoch,
b) informácie o pracovných miestach,
c) informácie o personálnych činnostiach,
d) informácie o vonkajších podmienkach (prostredí).
Spomenuté jednotlivé subsystémy môžu obsahovať nasledujúce typy údajov:
a) info o pracovníkoch – a typy údajov:
 osobné identifikačné údaje,
 údaje o vykonávanej pracovnej funkcii a povahe pracovného pomeru, + o pracovnej dobe a pracovnom režime,
 vzdelanie a kvalifikáciu,
 údaje o doterajšej kariére,
 o realizovaných vzdelávacích aktivitách v organizácii + individuálne,
 o osobitných schopnostiach, resp. limitoch,
 údaje týkajúce sa odmeňovania, daní a odvodov (tzn. na účely sociálneho zabezpečenia),
 priestorové charakteristiky a charakteristiky dochádzky do zamestnania,
 údaje o disciplinárnom pokračovaní, atď.
O pracovníkovi sa vedú nielen údaje na osobnej karte, ktorá môže mať podobu písomnú a elektronickú, ale uchovávajú sa aj materiály a dokumenty jednak v písomnej podobe v jeho osobnom spise a výber z dokumentov možno zaznamenávať i v PIS. Osobný spis pracovníka obsahuje:
- osobnú evidenciu: žiadosť o zamestnanie, životopis, osobný dotazník, identifikačnú kartu, doklady o vzdelaní a praxi, referencie a pracovné posudky,
- pracovno-právnu evidenciu: pracovnú zmluvu, pracovnú náplň, mzdový dekrét a mzdový list, zápočtový list (ak už pracoval), dohodu o hmotnej zodpovednosti, záznamy o hodnotení, plány kariéry (rozvoja), sleduje sa každá mobilita (preradenie na inú pozíciu), uchovávajú sa záznamy o podaných zlepšovacích návrhoch a postupoch, záznamy o pochvalách, výsledky zdravotných prehliadok (ak ich držanie je zdôvodnené) a pod.