Organizovanie

Organizovanie
Keď ciele a cesty na ich dosiahnutie sú vypracované, nasledujúcou úlohou komunikačného manažmentu je organizovať ľudí a iné zdroje potrebné na ich splnenie. Náplňou organizovania ako ďalšej z fáz komunikačného manažmentu je premena plánov na činnosť, určenie a sprehľadnenie nevyhnutného smerovania a adresovania prebiehajúcich informačno-komunikačných tokov. Podľa môjho názoru, v rámci organizovania musíme rozhodnúť predovšetkým o vytvorení komunikačnej siete. Tento krok by som však rozvinula ďalej. O každom prvku komunikačnej siete je nutné rozhodnúť, aká bude jeho úloha a aké komunikačné cesty a prostriedky ho budú spájať s ostatnými prvkami. Zároveň by však mala organizácia rozlišovať medzi postavením každého prvku s ohľadom na jeho postavenie v organizačnej štruktúre, ale aj v sociálnych vzťahoch, či už formálnych alebo neformálnych. Takto by sme mohli zorganizovať aj úlohy a žiadúce účinky komunikačného pôsobenia jednotlivých prvkov, napríklad neformálni lídri v pracovných skupinách by mohli získaním ďalších komunikačných zručností, prísunom potrebných informácií a poskytnutím vhodných komunikačných prostriedkov výrazne motivačne pôsobiť na ostatných členov skupiny a orientovať ich úsilie na plnenie organizačných cieľov. Alebo pracovníci u ktorých by sme zistili najčastejšie kontakt s ostatnými pracovníkmi by mohli byť (zohľadňujúc samozrejme ich pracovnú náplň a pracovné vypätie) výbornými informačnými centrami v takto organizovanej komunikačnej sieti.
Patrí tu tiež vymedzenie časovej periodicity konkrétneho priebehu či druhu komunikácie (rozhodnutia vrcholového manažmentu, smernice, príkazy, úlohy, postupy, pracovné porady, komunikačné stretnutia, inovácie, sprostredkovanie informácií z vyšších úrovní riadenia, komunikovanie s vyššími a organizačne rovnocennými pracoviskami) a zabezpečenie technickej a logickej funkčnosti komunikačného systému. To znamená, že pri jednotlivých druhoch komunikácie je potrebné určiť ich pravidelnosť, periodičnosť, časové intervaly a podmienky za akých sa uskutočňujú, určiť aj to, kto bude zabezpečovať ich realizáciu, kto sa ich bude zúčastňovať, aké vyžadujú technologické zariadenia, za akým účelom a kvôli akým cieľom je vhodné daný druh komunikácie uskutočňovať.
Rozhodnúť treba tiež o použití jednostranných a dvojstranných komunikačných tokov (podľa toho, či informačný zdroj len vysiela, alebo vysiela a prijíma informácie), jednostupňových alebo viacstupňových informačných tokoch, písomnej, ústnej, akustickej, optickej, neverbálnej komunikácii, motivujúcich, informujúcich, informáciách, stálych a nestálych komunikačných systémoch, nespojitých a spojitých (uzavretých) komunikačných systémoch (Vružek, 1999).
Veľmi dôležité v tejto oblasti je vymedzenie zodpovednosti za efektívne fungovanie komunikačného systému v komplexnom prostredí podniku i mimo neho. Potrebné je zabezpečiť, aby tento komunikačný systém a celkovo komunikačný manažment bol riadený v podniku z presne vymedzeného centra. Podľa Blaškovej (4, 2004, s.58) by úlohu takéhoto centra mal plniť komunikačný manažér, ktorého definuje ako „riadiaceho pracovníka zabezpečujúceho efektívne fungovanie komunikačného systému podniku, ktorý svojím úsilím o nepretržité zdokonaľovanie podnikových komunikačných tokov prispieva k sústavnému a nevyhnutnému dynamizovaniu podnikových procesov.
Odborná literatúra v oblasti manažmentu najčastejšie upozorňuje na tieto poslania a funkcie organizovania:
- Vytvorenie organizácie, to znamená usporiadanie neusporiadaného (chaosu). Určí sa sústava činností, ktoré sú potrebné na zabezpečenie fungovania riadeného celku, za účelom splnenia cieľov. Príslušné činnosti sa priradia jednotlivým vykonávateľom pri zabezpečení racionálnej deľby práce. Organizovaní ľudia ako súčasť riadenej komunikačnej siete podniku vedia čo majú robiť, kde to majú robiť, kedy to majú robiť, za akú odmenu, s kým to majú robiť a kto ich riadi.
- Vytvorenie podmienok pre vznik synergických efektov – tu je dôležité pochopiť, že celok je viac ako súčet jednotlivých častí. Organizovaná skupina ľudí prevyšuje výkon jednotlivo uskutočňovaných činností tými istými ľuďmi. Synergické efekty je možné dosahovať vhodnou deľbou úloh, koordinovanou súčinnosťou, dokonalou organizáciou, správnou motiváciou a stimuláciou.
- Vytvorenie hierarchických vzťahov – zoskupenie vymedzených úloh, pracovísk a ľudí do organizovaných celkov a ich podriadenie príslušným manažérom. Stanovenie úloh, právomocí a zodpovedností jednotlivcom. Úlohou hierarchie a teda úlohou každého vedúceho je organizovať, oživovať a pomáhať spolupracovníkom, aby ako celok úspešne realizovali činnosť.
- Vytvorenie stabilizačného účinku – stabilizácia dobre fungujúcich objektov, kde je potrebné vnášať prvky rovnovážnosti, pevnosti, zotrvačnosti a iné. (Armstrong, 1995, Sedlák, 1997, Čorba, 1999, Donnelly, 2004, a ďalší)
Pre spoznanie „komunikačnej kultúry“ podniku sú vytvárané komunikačné kódexy. V rámci stotožnenia s komunikačným kódexom by mali zamestnanci či riadiaci pracovníci získať prehľad o formách komunikácie uprednostňovaných a žiadúcich v podnikovom prostredí a o štýloch komunikácie v uplatňovaní interného a externého zákazníckeho prístupu voči spolupracovníkom v podniku aj zákazníkom v relevantnom prostredí, vrátane žiaducich prejavov neverbálnej komunikácie. Obsahom oboznamovania s komunikačným kódexom môže byť aj vysvetlenie podnikového a skupinového žargónu a „slovníka“, identifikovanie postupov pre riešenie komunikačných situácií a predchádzanie konfrontačnej komunikácii, sprehľadnenie motivačných nástrojov pre iniciovanie nových námetov, priblíženie preferovaných emblémov zamestnancov a riadiacich pracovníkov podniku (želaný štýl odevov a doplnkov, prípadne podnikové rovnošaty atď.). Je vhodné ak sa komunikačný kódex podniku zaoberá aj otázkami plodnej komunikácie starších a skúsenejších zamestnancov s novými. Mal by vytvárať platformu pre dobrovoľné konzultovanie a akceptovanie predstáv, želaní a skutočných možností obidvoch zúčastnených strán, odstraňovanie nedostatkov, ktoré dlhoroční zamestnanci už nedokážu objektívne posúdiť (tzv. podniková slepota), možnosť aplikácie najnovších trendov a metód, ktoré ovládajú mladší pracovníci atď. (Blašková 2, 2003).
Významným atribútom funkcie organizovania napĺňajúceho podstatu komunikačného manažmentu je zakomponovanie očakávaní a zlepšení týkajúcich sa možností komunikačného systému, jeho parametrov, ochrany proti zneužitiu závažných informácií atď.