ORGANIZOVANIE PORÁD
V prípade organizovania porád, ak má byť táto účinná, je potrebné zohľadniť nasledujúce aspekty.
1. Aký je účel porady
2. Ako dlho bude porada trvať
3. Čo chcem na rokovaní predniesť a v akom poradí
4. Aké očakávam reakcie
5. Ako chcem odpovedať ja
6. Aké ďalšie témy môžem očakávať
7. Aké sú dôvody pre ukončenie rokovaní a kedy rokovanie ukončím
8. Aké dokumenty k rokovaniu potrebujem
9. Ktorí pracovníci by sa mali zúčastniť a ktorí by eventuálne mali byť k dispozícii
V uvedenej osnove je treba robiť prípravu porady písomne.
Príprava
1. Pozvánky rozoslať dopredu včas aj s materiálmi, ktoré budú predmetom rokovania
V prípade externých organizácii minimálne 2 týždne, v prípade interných útvarom minimálne 3 dni.
2. V pozvánke uviesť; účel konania porady, miesto, účastníci porady, dátum konania, predpokladaná doba trvania, podrobný program vrátane materiálov, ktoré obdržia, resp. požadovaných stanovísk, ktoré od účastníkov očakávame.
3. Nie je potrebné zvolávať zbytočne veľa ľudí – strata času a komplikovanejšie jednanie
Priebeh rokovania
1. Rokovanie začnite včas, ukončte ho keď je program vyčerpaný (nie vtedy, keď už sme vyčerpali ľudí)
2. Neodchádzajte k iným témam, nepripusťte zanášanie iných tém.
3. Na úvod schôdze nechám ešte raz odsúhlasiť, prípadne doplniť program – ak členovia odsúhlasia zmenu, je to v poriadku, ak neodsúhlasia, nebudeme tému otvárať.
4. Držte sa diskusie, nedopusťte, aby sa stala predmetom osobných invektív
5. Zainteresujte každého do diskusie.
6. Neobávajte sa vzrušenej diskusie pokiaľ neprejde do osobných útokov
7. V prípade nutnosti, keď diskusia presiahla rozumný bod vyhláste prestávku.
8. Pokiaľ sú to Vaši podriadení, trvajte na tom, aby si robili z rokovania poznámky.
9. Z každej porady by mal byť vyhotovený zápis a jednotliví účastníci by ho mali obdŕžať.
10. Pokiaľ takáto porada má pokračovanie, tak na nasledujúcej porade ako prvý bod zaradiť kontrolu úloh.
11. Zápis by mal obsahovať:
a) na čom sa účastníci dohodli
b) kto je zodpovedný za jednotlivé úlohy
c) termíny
U pravidelne opakujúcich sa porád sa osvedčilo zavedenie pevného termínu konania porád, napr. prvý týždeň v mesiaci - v pondelok o 8.00 – Zhodnotenie výsledkov uplynulého mesiaca.
Porada bez požadovaných podkladov, bez požadovanej správy je bezvýznamná.
ALTERNATÍVY SCHODZI
a) videokonferencie
b) e-maily
c) internet