Organizovanie a vedenie vlastných porád

Organizovanie a vedenie vlastných porád

1. pozvánky s programom rozoslať včas
2. závažnejšie dokumenty, ktoré sú predmetom rokovania dajte účastníkom v predstihu
3. nezvolajte zbytočne veľa ľudí – rokovanie je ťažkopádne

 rokovanie začnite vždy včas, ukončite ho hneď ako je program vyčerpaný. Neprechádzajte k iným témam.
 držte sa predmetu diskusie;
 nedopustite aby sa porada stala miestom osobných urážok;
 zainteresujte každého do riešenia problému;
 neobávajte sa vzrušenej diskusie, pokiaľ neprejde do osobných útokov. V prípade nutnosti vyhláste prestávky („vychladnutie“) ;
 za každých okolností zachovajte kľud a rozvahu ;
 pokiaľ sú to vaši podriadení trvajte na tom aby si robili poznámky počas rokovania;
 pokiaľ je to potrebné alebo účelné vyhotoviť zápis z rokovania urobte tak a ihneď po rokovaní rozdajte všetkým účastníkom oproti podpíšu;
 na nasledujúcej porade k tomuto problému zaraďte tento bod ako prvý na rokovanie, t.j. kontrolu úloh z poslednej porady. Mal by obsahovať:
• Na čom sa účastníci dohodli
• Kto je zodpovedný za plnenie
• Termín (časový plán) realizácie
 snažte sa stanoviť pravidelnú dobu kedy sa schôdze konajú

Alternatívy schôdzí

Niektoré problémy sa dajú účinnejšie vybaviť inými spôsobmi – pomocou modernej informačnej technológie ako cez schôdze. Ide o:
• e-mail: niektoré verzie software e-mailu dovoľujú dokonca zaradiť hlasovacie tlačítka
• internet: použitie napríklad Software Microsoft Net Meeting umožňuje účastníkom viesť plnohodnotnú diskusiu;
• videokonferencie: potrebný je konferenčný software, kamera, videokarta. Zabezpečuje plnohodnotné rokovanie bez potreby cestovať na miesto rokovania.