Kontrola z hľadiska designu kontrolných procesov

Kontrola z hľadiska designu kontrolných procesov
Z hľadiska dizajnu kontrolných systémov boli identifikované 3 prístupy:
- tržný
- byrokratický
- klanový

Typ kontroly Charakteristika
1. Tržná Využíva externý tržný mechanizmus (ako napríklad konkurenčné ceny a podiel na trhu), pomocou ktorého formuluje štandardy, používané pri kontrole. Typický pre organizácie, ktoré majú presne definované výrobky a služby a ktoré sa stretávajú so závažnou tržnou konkurenciou.
2. Byrokratická Je založený na autorite. Spolieha na administratívne a hierarchické mechanizmy ako pravidlá, regulácie, postupy, politika, štandardizácia činností, presný popis práce a rozpočty, ktoré zabezpečujú, že sa zamestnanci správajú vhodne a plnia štandardy výkonu.
3. Klanová Reguluje správanie zamestnancov na základe zdieľaných hodnôt, noriem, tradícií, rituálov a presvedčenia a ďalších aspektov kultúry organizácie. Často sa používa v organizáciách, v ktorých je rozšírená tímová práca a kde sa rýchle mení technoĺógia.

Kontrola trhom je taký prístup, ktorý zdôrazňuje využívanie externých tržných mechanizmov ako je konkurenčná cena a podiel na trhu, pomocou ktorých sa formulujú štandardy, ktoré sa využívajú pre kontrolu. Tento prístup je typický pre organizácie, ktoré majú presne špecifikované a rôznorodé výrobky a služby a pôsobia v silnom konkurenčnom prostredí. V takýchto podmienkach sú divízie firmy často organizované ako strediská zisku a hodnotené podľa percentuálneho podielu, čim prispievajú k celkovému zisku korporácie.
Napríklad vo firme Matsushita sú rôzne divízie (spotreba tovaru, priemyslové výrobky, výrobné zariadenia a komponenty) hodnotené podľa vytvoreného zisku. Na základe tohto merítka prijímajú manažéri korporácie rozhodnutia o budúcej alokácii zdrojov, o strategických zmenách a ďalších potrebných aktivitách.

Ďalším prístupom je byrokratická kontrola, ktorá je založená na autorite, na firemmých pravidlách, regulácii, daných postupoch a definovanej politike. Taký typ kontroly závisí na miere štandardizácie aktivít, na dokonale zadefinovanom popise práce a ďalších administratívnych mechanizmoch, ako sú rozpočty, ktorých zmyslom je ovplyvňovanie správania zamestnancov a plnenie štandardného výkonu. Aj keď manažéri v divíziách firmy BP Amoco majú pri riadení svojich jednotiek značnú samostatnosť a voľnosť, predpokladá sa, že budú presne plniť rozpočet a postupovať podľa návodu.

V prípade klanovej kontroly je správanie zamestnancov regulované zdieľanými hodnotami, normami, tradíciami, rituálmi, presvedčením a ďalšími aspektmi kultúry organizácie. Rituál korporácie, ako je výročná slávnostná večera, kde sa odmeňujú najlepšie výkony alebo sa udeľujú odmeny v podobe dovoleniek, hrajú pri kontrole správania značnú úlohu.
Na rozdiel od byrokratickej kontroly, založenej na tvrdom hierarchickom mechanizme, závisí klanová kontrola na tom, ako sa jednotlivci a skupiny (klany) stotožňujú so žiadaným správaním sa a meradlom výkonnosti.
Pretože tento typ kontroly vychádza zo zdieľaných hodnôt a noriem skupín, je častý vo firmách, ktoré pracujú na základe tímov a kde sa rýchlo menia technológie. Vo firme SAS Institute sú si osoby vedomé toho, čo sa od nich očakáva, a to ako z hľadiska vhodného správania, tak z hľadiska výkonu. Kultúra organizácie hovorí ľuďom prostredníctvom zdieľaných hodnôt, noriem a histórie firmy spojenej so zakladateľom Jimom Goodnightom, čo je a čo nie je dôležité. Skôr, ako by sa spoliehali na predpísanú administratívnu kontrolu, sú zamestnanci SAS vedení a kontrolovaní kultúrou klanovou.
Väčšina firiem sa však nespolieha iba na jeden z vyššie uvedených prístupov. Používajú buď byrokratický prístup alebo prístup klanový, ktoré sú spravidla dopĺňané tržnými kontrolnými mechanizmami.
Kľúčovým hľadiskom je, aby kontrolný systém pomáhal organizácii efektívne a účinne dosiahnuť stanovené ciele.

ad) e. Kontrola z hľadiska typu spätnej väzby

Mnoho systémov kontroly využíva informácie spätnej väzby, ktorá umožňuje zistiť odchýlky od štandardov a umožňuje realizáciu korekčných opatrení. Systémy teda využívajú časť svojej vlastnej energie k tomu, aby si zistili informácie spätnej väzby, porovnali skutočnosť so štandardom a iniciovali zmenu.
Proces kontroly zahrňujúci spätnú väzbu:







2.3. KONTROLA S DOPREDNOU VAZBOU
Časové oneskorenie, ku ktorému v procesu kontroly dochádza, ukazuje, že ak má by kontrola efektívnejšia, musí byť zameraná do budúcna. Je ilustráciou problému výhradného využívania spätnej väzby na výstupe systému a meranie jeho hodnôt ako prostriedku kontroly. Ukazuje taktiež na nedostatky historických údajov, ktoré je možné získať napr. z účtovných správ. Manažéri potrebujú pre efektívnu kontrolu systém, ktorý by im včas povedal, že majú podniknúť korekčné opatrení, pretože inak by mohlo dôjsť k problémom. Spätná väzba, zabudovaná na výstupe systému, je pre túto požiadavku nedostatočnú. V praxi je kontrola dopredu často prehliadaná hlavne preto, že manažéri bývajú príliš závislí na kontrole, ktorá sa opiera o účtovné s štatistické údaje.