HLAVNÉ TÉzY ČASOVÉHO MANAŽMENTU

HLAVNÉ TÉzY ČASOVÉHO MANAŽMENTU

Odborník na riadenie času (time management) a stres Roth16, sformoval sedem téz časového manažmentu, s ktorými sa môžeme stotožniť:

Téza 1. Ten, kto chce pracovať efektívnejšie, cieľavedomejšie a predovšetkým bez neustálej časovej tiesne, nezaobíde sa bez predchádzajúceho plánovania svojich akcií. Existujú dôkazy, že plánovanie času umožňuje ušetriť 10 – 20 % času potrebného na realizáciu.
Téza 2. Plánovanie času nielen uvoľňuje pamäť vedúceho, ale v skutočnosti ju tiež rozširuje a zvyšuje osobnú nezávislosť.
Téza 3. Prehľad o úlohách, cieľoch, termínoch a myšlienkach zodpovedá elementárnej ľudskej potrebe bezpečia a self manažmentu.
Vytvára ukľudňujúci pocit, že človek má všetko v rukách. Až neustály prehľad o úlohách umožňuje stanoviť osobné priority.
Téza 4. Plánovanie času vytvára priestor pre pružnosť, tvorivosť a zotavenie. Neplánovanie nevytvára osobnú slobodu, naopak umožňuje, že človek je manipulovaný inými.
Téza 5. Veľkí myslitelia, ako napr. Goethe a Freud, obhajovali vždy osobnú disciplínu v hospodárení s časom. Takáto sebadisciplinovanosť je pre úspešných špičkových manažérov samozrejmosťou. Drucker napísal jasne: ”Kto nedokáže riadiť svoj čas, nedokáže riadiť vôbec nič.”
Téza 6. Racionálne plánovanie času nie je možné bez moderných nástrojov plánovania.
Téza 7. Moderný systém plánovania by mal automaticky upozorňovať na termíny, ciele, myšlienky. Taký systém dokáže ušetriť čas, predísť stresu a rozčuľovaniu.

1. 5 DôLEŽITOSŤ PLÁNOVANIA A VYUŽÍVANIA ČASU

Plánovanie je jedna z hlavných činností manažéra. Je to vytváranie plánu a tiež ”proces zahájený definovaním cieľov.”17 Dodržanie stanoveného plánu býva niekedy problémom. Buď si stanovíme príliš veľa nedôležitých úloh, alebo veľmi náročných úloh, ktoré nemôžeme zvládnuť. Podstatné však je, že vieme, čo je našou úlohou, aké máme ciele, aké kroky vedú k dosiahnutiu cieľa, akým spôsobom, a ako dlho ich budeme dosahovať.
Ak chceme efektívne plánovať svoj čas, musíme si viesť spoľahlivé a precízne záznamy o nastávajúcich udalostiach, stretnutiach a povinnostiach. Grossmanovi, vynálezcovi časového manažmentu, sa podarilo spustiť lavínu pomôcok na prácu s časom – kalendáre, diáre, plánovacie listy. Dnes je možné na trhu zakúpiť a používať rôzne pomôcky krátkodobého plánovania - plánovacie kalendáre, štandardné diáre. K dispozícii sú osobné záznamníky, elektronické organizéry s adresármi a účtovnými systémami, softvérové systémy, prepisovače a i. Ďalšími pomôckami sú podľa povahy plánovacej práce napr. adresáre, telefónne zoznamy, mapy, cestné a letové poriadky, katalógy, cenníky. K osvedčeným systémom osobného plánovania patria plánovacie systémy založené na klasickom diári A7, od malého formátu A6, cez najpoužívanejší formát A5 (do kufríka), až po formát A4, ktorý umožňuje zakladať do zakladacích fólií aktuálne dokumenty bežného formátu.18

K najviac využívaným plánovacím systémom v Českej a Slovenskej republike patrí známy, autodynamický plánovací systém firmy ADK. Je zostavený Guričou. Podľa neho umožní tento systém ” vyžmýkať” tie najväčšie zisky. Zisky peňazí, ale aj zisky prestíže, sebarealizácie, obľuby medzi ľuďmi, rozvoja osobnosti a času. Plánovací systém ADK je tvorený jako pružná štruktúra funkčných častí a formulárov.
Je to systém riadenia času, ktorý je prehľadný a podrobný. Je rozdelený do piatich farebne oddelených častí:
 časť určená na plánovanie času,
 časť na plánovanie činností,
 časť na stanovenie záujmových oblastí a cieľov,
 časť na záznam kontaktov,
 časť na záznam poznámok, ktoré je možné podľa potreby upravovať a dotvárať.19
Ľuďom, ktorí plánovaniu nevenovali náležitú pozornosť, navrhuje Caunt20, začať plánovaním dňa. Plánovanie dňa je najvýhodnejšie na konci predchádzajúceho. Sme totiž ešte pracovne naladení. Nasledujúce ráno ušetríme niekoľko minút pracovného času, ktorý môžeme využiť efektívnejšie. Vieme presne, čo máme urobiť, čo sa od nás očakáva. Dôležité je, aby sme náš čas nepreplnili povinnosťami. Mali by sme počítať aj s nepredvídanými udalosťami, ktoré nemôžeme ovplyvniť a ponechať si časovú rezervu na ich riešenie. Pre denné plánovanie môže dobre poslúžiť nasledujúci pracovný list
Podobne ako pri plánovaní dňa, postupujeme aj pri plánovaní týždňa. Vypracúvame ho na konci týždňa predošlého. Zostavenie plánu už nie je také detailné jako denné. Dôležitý je všeobecný prehľad činností. Pre dôležité aktivity môžeme vytvoriť časové úseky a tie si plánovať jako prvé
Plánovanie na tri mesiace dopredu už obnáša iný priebeh ako predchádzajúce denné a týždenné plány. Týka sa veľkých časových úsekov, ktoré venujeme projektom, vývojovým úlohám a ďalším časovo náročným úlohám.
Medzi pomôcky dlhodobého plánovania okrem pracovného listu obsahujúceho najdôležitejšie kroky k realizácii určitého projektu, môžeme zaradiť aj Milestone Chart a PERT (sieťový plán).