Benchmarking

Kroky pri stanovení cieľov – 5 krokov.
1. Posúdiť poslanie organizácie, ktoré je vlastne identifikáciou účelu organizácie. Toto široké prehlásenie o účele organizácie poskytuje všeobecný návod pre chápanie toho, čo je dôležité. Dôležité je posúdiť prehlásenie skôr, ako sa sformulujú ciele, pretože ciele by mali odrážať to čo je v poslaní uvedené.
2. Posúdenie dostupných zdrojov. Určite by sme nemali stanovovať ciele, ktoré nie je možné splniť v rámci existujúcich a dosiahnuteľných zdrojov. I keby by ciele mali byť náročné, vždy by mali byť realistické. Ak nemáme dostatočné zdroje, sme ako človek s príjmom 50 00 dolárov ročne, ktoré chce postaviť dom behom za 2 roky v cene 1 milión dolárov. Samozrejme nemôže to dokázať.
3. Stanovte ciele individuálne v vrátane vstupov od ostatných. Také ciele vyjadrujú požadované výstupy a mali by byť v súlade s poslaním organizácie a s cieľom v ďalších oblastiach činnosti organizácie. Také ciele by mali byť merateľné, konkrétne a časovo ohraničené
4. Spíšte ciele a jednajte o nich s každým, koho sa týkajú
5. hodnote výsledky, aby ste zistili či sú ciele naplnené. Ak to je nutné zmeňte ich.

Pri stanovovaní úrovne jednotlivých cieľov sa sa ukázuje ako vhodna a osvedčená metóda benchmarking.

Benchmarking

História benchmarkingu je skutočne zaujímavá. V sedemdesiatych rokoch napodobnili japonské firmy úspechy ostatných a ich manažéri aplikovali všetko, čo sa naučili behom návštev rôznych firiem v mnoho štátoch sveta. Americká firma Xerox Corporation nemohla uveriť tomu, ako mohli japonský výrobcovia predávať kopírovacie stroje strednej veľkosti na americkom trhu za výrazne nižšie ceny. Riaditeľ firmy Xerox so svojim tímom odišiel do Japonska a tam detailne študovali náklady a procesy. To, čo tím odhalil, bolo šokujúce. Japonci mali z hľadiska produktivity pred Xeroxom náskok niekoľko rokov. Manažéri firmy Xerox začali túto produktivitu porovnávať vo vzťahu k celkovej výkonnosti. V súčasnej dobe firmy AT&T, DuPont, Ford a Kodak používajú benchmarking ako štandardný nástroj pre zvyšovanie výkonnosti. Niektoré firmy si dokonca vybrali pre benchmarking pomerne neobvyklých partnerov. Napríklad firma Southwest Airlines študuje servisné tímy na automobilových závodoch, ktoré vymenia pneumatiku behom pätnástich sekúnd, pretože chce zvýšiť priechodnosť odbavovacích prepážok. IBM študuje kasína v Las Vegas, aby sa naučili, ako zabrániť drobným krádežiam zamestnancov. Firma Giardano Holdings Ltd. a veľký výrobca oblečenia z Hongkongu požičali svoju koncepciu svoju koncepciu „dobrá kvalita, dobrá hodnota“ od firmy Marks & Spencer, počítačový informačný systém v miestach predaja od firmy The Limited a od McDonald`s zase prístup k menu, ktorý zjednodušil výrobu odevov.

Čo teda obsahuje proces benchmarkingu? Jedná sa o 4 kroky:
1. identifikácia benchmarkingového tímu. Tím určuje, čo sa bude porovnávať, s akými organizáciami a stanoví metódy pre zber údajov.
2. tím zhromaždí interné údaje z vlastnej organizácie a externé údaje z iných organizácií
3. na základe analýzy údajov identifikuje rozdiely vo výkonnosti a príčiny rozdielov
4. zostaví akčný plán pre riešenie rozdielov a zaháji jeho realizáciu

Ako získa tím údaje od iných organizácií? Najprv musí byť rozhodnuté, s kým sa firma bude porovnávať.
Využívajte svoje kontakty medzi zákazníkmi, dodávateľmi a zamestnancami a pýtajte sa ich, ktorá organizácia je podľa ich názorov najlepšia.
Obchodná asociácia a priemyselní experti sú tiež informovaní o prevratných postupoch v niektorých organizáciách. Tiež je vhodné sledovať, ktoré organizácie získavajú rôzne ceny, či už na miestnej, regionálnej alebo národnej úrovni a je potrebné sledovať internetovú stránku Rival´s Web, ktorá je bohatým zdrojom podobných informácií. Mnoho firiem prezentuje na svojich webových stránkach nové výrobky, služby a finančné informácie. Experti tiež navrhujú, aby manažéri neprehliadali možnosti spolupráce, ktorú môžu nadviazať s inými organizáciami, dokonca i so svojimi konkurentmi, pre zdieľanie benchmarkingových údajov. To bude pochopiteľne fungovať iba vtedy, ak môžete ponúknuť niečo, čo ostatní nemajú. Napr. ak chcete zlepšiť svoj systém sledovania zákazníkov, môžete si vymeniť údaje s niekým, kto má komplementárne potreby.
Ako môžu manažéri zistiť, že ich benchmarkingové aktivity sú efektívne?
1. spojte benchmarking so strategickými cieľmi
2. máte dostatočne veľký tím? Šesť až osem ľudí je najefektívnejší počet.
3. spojte tých, ktorí budú priamo ovplyvnení benchmarkingovými aktivitami
4. zamerajte sa viac na konkrétne problémy, než na široké a všeobecné oblasti
5. stanovte reálny časový plán
6. starostlivo vyberte ciele pre benchmarking
7. postupujte pri zhromažďovaní benchmarkingových informácií a pri jednaní s rôznymi osobami podľa presných inštrukcií
8. nezbierajte nepotrebné údaje
9. sledujte procesy, ktoré sa nachádzajú za číslami, iba čísla nestačia
10. identifikujte benchmarkingové ciele a zaistite ich realizáciu