Armstrong- osem druhov plánovacích činností

Armstrong (1995) však uvádza osem druhov plánovacích činností, čo pre špecifickú oblasť komunikačného manažmentu znamená:
1. prognóza
- aký druh komunikačného procesu bude potrebné uskutočňovať (jeho forma, spôsob komunikácie), kedy, koľko krát, koľko času vyžaduje tento proces
- ako sa môže plánovaný komunikačný proces meniť
- pravdepodobnosť, že sa náš úsek bude musieť ujať nejakej špecializovanej alebo neodkladnej mimoriadnej úlohy
- možné zmeny vo vnútri alebo mimo úseku, ktoré by mohli ovplyvniť priority, prevádzané systémy alebo plánované komunikačné procesy
2. programovanie
- rozhodnutie o postupnosti a časovom rozvrhu komunikačných procesov potrebných k včasnému získaniu požadovaných informácií a dosiahnutiu požadovaných výsledkov
3. personálne obsadenie
- rozhodnutie, koľko akého typu zamestnancov s akými komunikačnými schopnosťami a zručnosťami bude potrebných
4. stanovenie štandardov a smerných čísel
- pre výstupy (informovanosť, čas, náklady, zvyšovanie motivácie, image organizácie), alebo pre akýkoľvek iný aspekt komunikácie, ktorý by sa mal merať a kontrolovať
5. plánovanie postupov
- rozhodnutie ako by mala byť komunikácia prevádzaná a plánovanie skutočných komunikačných tokov, definovanie potrebných systémov a postupov
6. plánovanie technológie a zariadení
- rozhodnutie o spôsobe akým budú prostriedky a technológie (ktoré sú k dispozícii alebo ktoré treba zabezpečiť) využívané, prípadne ako možno využiť subdodávateľské služby, napríklad prostriedky masovej komunikácie.
7. plánovanie informačných zdrojov
- aké informácie, komu, v akom čase, v akom rozsahu musí komunikačný systém zabezpečiť
8. rozpočtovanie
Podľa môjho názoru je náročné zavádzať komunikačný systém podniku, pretože väčšina organizácií nemá vytvorené ani len podobné procesy týmto a komunikácia v nich prebieha aj tak. Ak sú tieto procesy prevádzané len tak spontánne, je naozaj obtiažne vniesť poriadok (systém) do chaosu, zmätku a nedorozumení. Proces plánovania však skutočne poskytuje cestu, ktorou je to možné dosiahnuť.
Vzniká praktická otázka: ako má komunikačný manažér pri plánovaní postupovať? Nápomocnými mu môžu byť aj otázky, ktoré sa týkajú doteraz uvedeného (Donnelly a kol., 2004):
Ciele: Ktoré ciele prichádzajú do úvahy?
Aký je relatívny význam uvažovaných cieľov?
Ako sú ciele na sebe navzájom závislé?
Kedy by mali byť jednotlivé ciele dosiahnuté?
Ako je možné merať jednotlivé ciele?
Kto bude zodpovedať za dosiahnutie cieľa?
Akcie: Ktoré dôležité akcie môžu prispieť k dosiahnutiu cieľa?
Aké informácie o uvažovaných akciách sú k dispozícii?
Ktorá vhodná technika umožní predpovedať budúce dôsledky každej dôležitej akcie?
Kto by mal zodpovedať za realizáciu jednotlivých akcií?
Zdroje: O ktorých zdrojoch je potrebné pri plánovaní uvažovať?
Aké závislosti existujú medzi uvažovanými zdrojmi?
Ktorá rozpočtová technika by mala byť použitá?
Kto by mal zodpovedať za zostavenie rozpočtu?
Implementácia: Má pri implementácii plánu prevažovať uplatňovanie právomoci alebo presviedčanie?
Aké zásady by mali byť pri implementácii plánu dodržiavané?
Do akej miery by mali byť pri implementácii uplatňované požiadavky úplnosti, pružnosti, koordinácie, etiky a jednoznačnosti?
Kto by mal zásady riadiť?
Pre plánovanie týchto systémov s ohľadom na očakávaný úspech ich realizácie je zároveň potrebné dbať na zosúladenie plánov a stratégie s motívmi a hodnotami tak realizátorov ako aj účastníkov procesov komunikačného manažmentu. Myslí sa tým na jednej strane vedenie podniku, komunikačný manažér ako aj línioví manažéri, pretože plánované procesy musia vychádzať z podnikovej filozofie a nesmú byť v rozpore s ostatnými činnosťami prevádzanými v podniku, musia byť v súlade s motívmi hodnotami a postojmi všetkých riadiacich pracovníkov, aj manažérov ostatných oddelení, aby pri realizácii poskytli týmto procesom náležitú podporu. Na druhej strane sú to samotní pracovníci, ktorí musia byť stotožnení so všetkými plánovanými činnosťami a zásadami na to, aby im tieto systémy koordinujúce komunikačné toky uľahčili nielen pracovnú komunikáciu, zvýšili informovanosť, ale zároveň aj zlepšili a uľahčili aj samotné pracovné postupy, činnosti, aby pracovníci stále vedeli ako riešiť problém, prípadne na koho sa obrátiť. Podporu aj tejto skupiny môže podnik získať jedine prispôsobením plánov ich hodnotám a motívom.