ANALÝZA VYUŽÍVANIA PRACOVNÉHO ČASU
- doporučuje sa v určitých intervaloch (najneskôr 1xročne) vykonať analýzu účelnosti vynakladania času to zn. zavedenie jednoduchého formuláru, kde vo forme tabuľky si zaznamenávam čas od – do; činnosti vykonávane v tomto čase; vyhodnotenie týchto činností z hľadiska potrebnosti a efektívnosti
ČAS POPIS ČINNOSTI VYHODNOTENIE
Spätne môžeme zistiť, že sme napr. 40% času strávili rozhovormi s ľuďmi o „ničom“.
ODKLADANIE ÚLOH
- je jedna za najbežnejších foriem plytvania časom. Oberá ľudí o emočnú energiu. Najčastejšie príčiny sú nasledujúce:
a) strach z omylu
b) neznalosť problematiky
c) neistota pri rozhodovaní
d) obavy z následkov
e) perfekcionalizmus
Ako sa vysporiadať s týmto problémom?
1. priznať si, že taký problém existuje
2. zistiť skutočný dôvod, prečo to odkladám
3. naplánovať si určitú dobu v dni a týždni, kedy sa k tomu problému dostanem
4. presvedčte sa, že odkladaná úloha sa nakoniec dala vyriešiť a bola ľahká
5. odmeňte sa za splnenie
6. ak nevieme kde začať, začnime hocikde
7. netrvať vždycky na perfekcionalizme
ORGANIZÁCIA ADMINISTRATÍVY
1. udržiavať poriadok v písomnostiach
2. každý došlý dokument podľa možnosti vybaviť na prvýkrát (neodkladať to), t.j. prideliť útvaru na vybavenie
3. dokumenty, ktoré idú len na archiváciu uviesť „archivovať“
4. dokumenty, ktoré vyžadujú dlhšie spracovanie spracovať ihneď alebo zaradiť do plánu na konkrétny deň
5. nenechať sa zahlcovať nadmernou kopou dokumentov (nerozdávať zbytočne vizitky pri rôznych výstavách, konferenciách atď)
DELEGOVANIE ÚLOH
Dôvody k delegovaniu:
1. úlohou je dozerať, nie plniť úlohy
2. zlepšiť vlastnú produktivitu (čas)
3. odborní špecialisti dokážu úlohy plniť lepšie ako manažér
4. vedie to k zaangažovaniu zamestnancov
5. pomôže nám lepšie zhodnotiť schopnosti zamestnanca
Prečo sa manažéri vyhýbajú delegovaniu?
1. obmedzenie moci a vplyvu
2. strata vlastnej dôležitosti
3. strata prehľadu o situácii
4. nedôvera v podriadených
5. vzdanie sa potešenia z práce
Proces delegovania (prenášania úloh)
1. začínam zo svojho popisu práce, ak nie je, vypracujem ho (tam je uvedené za čo zodpovedám, či mám právomoc niečo riešiť alebo prideľovať)
2. úlohy za ktoré som zodpovedný rozdelím na 3 skupiny:
a) úlohy, ktoré nie je možné delegovať (hodnotenie zam., podpisovanie služ.ciest...)
b) úlohy, ktoré je možné za určitých okolností delegovať
c) úlohy, ktoré treba v každom prípade delegovať – rutinné, opakované, cyklické práce
Mená/Schopnosti Jazykové Ekonomické Technické
Jano
Juro
Lubo
Konfrontujem úlohy, ktoré chcem a ktoré musím delegovať so špecifickými schopnosťami jednotlivých zamestnancov a podľa týchto špecifických schopností priradím im tieto úlohy.
Ak sa jedná o úlohy cyklické, opakované, vykonám v tomto zmysle korekcie pracovných náplní.
Ak sa jedná o jednorazové úlohy, pridelím ich ústnym alebo písomným príkazom.
3. Ak som už raz určitú úlohu delegoval, neberiem jej plnenie späť
4. Kontrola plnenia nesmie byť sliedenie.
Aj keď som úlohy delegoval, voči svojmu nadriadenému zostávam stále zodpovedný ja!!!
Nemôžem sa vyhovárať na nesplnenie úloh z titulu svojich podriadených, najmä nie ako trvalý stav.
Zozačiatku pomáhajte, povzbudzujte.
Pochváľte a odmeňte dobré splnenie úlohy.
Majte trpezlivosť. Spracovanie zadanej úlohy nemusí byť obvykle na prvýkrát perfektné.