Analýza komunikácie v organizácii a komunikačný audit 2

Ako nástroje môžeme využívať metódy formálne (sekundárna analýza, on- line databázy, obsahová analýza, prieskumy, dotazníky, osobné rozhovory a pod.) a neformálne (osobné kontakty, informátori, ohniskové rozhovory s tzv. fókusovými skupinami, komunitné fóra, poradné výbory, informačné telefónne linky, analýza korešpondencie, on – line zdroje a internet, terénne správy a pod.). Neformálne sú rýchle, lacné a nenáročné, ich reprezentatívnosť je však otázna. Preto môžu pomôcť len v prípravnej fáze na detekciu a predbežné, orientačné preskúmanie problematiky, prípadne na tzv. predtesty prieskumov a stratégií, prípadne niektorých predbežných riešení. Takéto metódy môžu signalizovať problémy, ťažkosti, no ich výsledky nemožno zovšeobecňovať, pretože vzorka je príliš malá a skreslenie vnáša aj samotný subjekt kladúci otázky.
V súčasnosti sa v odbornej literatúre objavuje pojem komunikačný audit. Systematická dokumentácia a vyhodnocovanie komunikácie. Je nezávislou, objektívnou uisťovacou a konzultačnou činnosťou zameranou na pridávanie hodnoty a zdokonaľovanie komunikačných procesov v organizácii. Takáto forma interného auditu pomáha organizácii dosahovať jej ciele tým, že prináša systematický metodický prístup k hodnoteniu a zlepšeniu efektívnosti riadiaceho a hodnotiaceho procesu a riadenia informačno-komunikačných tokov (Synek a kol., 2003).
Komunikačný audit býva súčasťou sociálneho auditu prevádzaného v organizáciách, ktorého úlohou je poznať a zhodnotiť sociálne a sociálno-psychologické aspekty fungovania hospodárskej organizácie (okrem iného aj komunikáciu). A to predovšetkým na úrovni skutočností, ktoré sú v sociologických a sociálno-psychologických výskumoch podchytené v tzv. mäkkých dátach. To znamená na úrovni, kde priama, jednoznačná a kvantifikovaná informácia je ťažko dosiahnuteľná, keď porovnanie s inými dátami z iných zdrojov informácií i porovnanie s realitou býva ťažšie a dáta sú vo svojom obsahu neľahko kontrolovateľné.
Komunikačný audit pristupuje k problematike komplexne a snaží sa vyhodnotiť všetky, v danej chvíli aktuálne súvislosti. Má vypovedať o celkovom stave komunikácie a pripravenosti k predpokladaným alebo presadzovaným aktivitám. (Surynek, Komárková, Kašparová, 2001). Obsahuje aj odporúčania manažmentu do budúcnosti, ekonomické úvahy a návrhy riešení na celkové zefektívnenie komunikácie firmy, podniku, organizácie.
Problémom je, že informácie alebo dokonca hodnoty dát sú bez uvedenia kontextu, bez nastavenia merítka, hodnotovo neutrálne. Sami o sebe nemôžu vypovedať o priaznivom alebo nepriaznivom stave nejakej skutočnosti. Čo bežne umožňuje hodnotenie skutočnosti na základe poznania hodnôt nejakých dát (napríklad ak je známe, že výška veľmi nespokojných s prístupom k informáciám v podniku je 8 %), je praktická skúsenosť hodnotiteľa. To znamená, že vyslovené hodnotenie – v podniku je vysoký podiel nespokojných s prístupnosťou informácií a hrozí, že pracovné činnosti budú vykonávané neefektívne – má oporu len v individuálnej skúsenosti človeka a v kvalitatívnej odlišnosti v skúsenostiach môže prinášať kvalitatívne odlišné hodnotenia. (V spomenutom príklade by mohlo byť vyslovené tiež hodnotenie, že podiel nespokojných je úplne normálny a je dôsledkom cieleného riadenia informačných tokov, ktorým sa snaží podnik dosiahnuť, aby sa k pracovníkom dostávali všetky potrebné informácie, ale zároveň sa snaží zabrániť informačnému preťaženiu).