Analýza komunikácie v organizácii a komunikačný audit 1

Analýza komunikácie v organizácii a komunikačný audit

Na Slovensku zatiaľ riešenie problematiky komunikačného manažmentu zaostáva. Neznamená to však, že sa organizácie vôbec nezaoberajú otázkou ich komunikácie. Kým v minulosti sa kládol väčší dôraz na externú komunikáciu a to najmä v marketingovom poňatí, čoraz viac sa doceňuje aj jej interná stránka, pretože podniky si uvedomujú význam zamestnancov pri dosahovaní podnikových cieľov.
Na zistenie skutočného stavu, funkčnosti, efektívnosti a možností ďalšieho rozvoja v oblasti podnikovej komunikácie sú prevádzané rôzne analýzy, v ktorých sa zisťuje najmä miera informovanosti zamestnancov, prístup k informáciám, mapujú sa existujúce informačné a komunikačné toky, zisťuje sa ich funkčnosť, používané komunikačné prostriedky, ale aj jednotlivé dopady na zamestnancov – to ako vnímajú komunikačnú atmosféru v podniku, ako oni hodnotia celkovú situáciu, aké zmeny preferujú a pod.
Zistením medzier a ich vhodnou korekciou dochádza nielen ku komunikačnému a informačnému zlepšeniu, ale môže to mať vplyv aj na zlepšenie výsledkov v sociálnej alebo ekonomickej oblasti podniku.
Obsah situačnej analýzy je tvorený internými aj externými faktormi. Internými faktormi sú:
1. poslanie organizácie, charta, osnovy, dejiny, štruktúra
2. zoznamy, životopisy a fotografie kľúčových vedúcich, členov predstavenstva, manažérov a pod.
3. opis a história programov, produktov a služieb atď.
4. štatistika zdrojov, rozpočtu, personálneho obsadenia, ziskov, akcionárov a pod.
5. strategické zámery a postupy súvisiace s problémovou situáciou
6. pozičné stanoviská (citáty) kľúčových vedúcich pracovníkov k problémovej situácii
7. opis toho, ako organizácia momentálne rieši problémovú situáciu
8. opis a zoznam interne zainteresovaných
9. súpis dvojsmerných komunikačných médií organizácie slúžiacich na internú komunikáciu
Externými faktormi sú:
1. výstrižky z tlače zaoberajúce sa organizáciou a problémovou situáciou
2. reportáže, prepisy a záznamy z elektronických médií
3. obsahová analýza publicity a internetových zdrojov
4. výsledky prieskumov a výskumov verejnej mienky vo vzťahu k organizácii a problémovej situácii
5. rozpis organizovaných udalostí, podujatí a ďalších dôležitých dátumov súvisiacich s problematikou
6. súpis vládnych inštitúcií, zákonodárcov a ďalších úradníkov s regulačnou a legislatívnou právomocou a dosahom na analyzovanú problematiku
7. kópie dôležitých smerníc, zákonov, návrhov zákonov, referend, vládnych publikácií a správ
8. kópie uverejnených výskumov aktuálnych otázok týkajúcich sa problémovej situácie
9. súpis dôležitých referenčných kníh, zoznamov a záznamov a miesta ich uloženia v organizácii (Cutlip, Center, Broom, in: Žáry, 1997)
Systematický prístup v prieskume musí vychádzať jednak z histórie (pohľad dozadu), zároveň by mal zohľadňovať okolité súvislosti, podmienky a vzťahy, hĺbkovo charakterizovať samotnú problematiku (štýl práce, komunikácie manažérov), a zároveň v týchto analýzach aj hľadieť vpred, do budúca.