ANALÝZA ČASU
ANALÝZA ČASU
Iba málo ľudí je ochotných priznať, že premrhajú istý čas pracovnej doby. Jediný spôsob, ako dosiahnuť lepšie využívanie času, ktorý má človek k dispozícii, je urobiť si analýzu súčasného stavu a zamyslieť sa nad spôsobmi, ako daný čas lepšie zadeliť. Dôležitým predpokladom pre dobré plánovanie dňa je ”poznať jeho typický priebeh”, poznamenal Bay32. Málokto poriadne vie, čo všetko robí v priebehu dňa.
Pravidelnou analýzou nášho času, prídeme na to, ako ho najlepšie využívať. Názory ľudí na čas sú zložité a menia sa. Ak chceme využívať čas efektívne, musíme spoznať naše súčasné zvyky a postoje. Sú to parametre, ktoré ovplyvňujú spôsob, akým využívame čas. Náš vzťah k času podlieha neustálym zmenám. Mnohé z nich spôsobili nové technológie ovplyvňujúce prácu, cestovanie a spôsoby komunikácie. Internet, e-mail, telefóny a faxy spôsobili, že sa informácie dajú vymieňať takmer okamžite. Rozširujúce sa možnosti nám umožňujú vykonať za deň stále viac práce. Na druhej strane však rastie aj časový stres. Je preto mimoriadne dôležité, aby sme náš čas využívali čo najproduktívnejšie.
V riadení využívania času sú medzi manažérmi – vedúcimi pracovníkmi veľké rozdiely. Niektorí dokážu vybudovať svetový podnik, iní si neosvoja ani manažérske zručnosti. Sú medzi nimi ľudia bez výsledkov a ľudia, ktorí času vládnu. Ak náš čas zle využijeme, stratíme ho, a nikdy nebudeme môcť vrátiť späť.
Je všeobecne známe, že ľudia sťažujúci sa na nedostatok času, buď nevedia čo chcú, alebo sú pracovne preťažení. Čas sa zastaviť nedá. Je preto lepšie naučiť sa ho využívať. Niekoľko minút venovaných plánovaniu, význam, ktorého sme už poznali, ušetrí veľa hodín zle využitého času. Ako tiež povedal Povrazník: ”Riadiť svoj čas, totiž znamená riadiť svoj život, tj. seba samého, opustiť určité návyky a osvojiť si iné.”33
Ak chceme naozaj využívať a riadiť čas čo najefektívnejšie, môžeme to urobiť spôsobom zaznamenávania všetkých činností, ktoré v priebehu dňa urobíme. Ide o tzv. ”activity log”34, zoznam činností. V tabuľke 5 je celý deň rozdelený po 30. minútach. Pre ešte presnejšie poznanie, môžeme deň rozdeliť do 15 minútových intervalov. Po dvoch – troch týždňoch zapisovania, ako to navrhuje Bay35 a ostatní autori zistíme, koľko času venujeme užitočným alebo zbytočným aktivitám. Je však potrebné zapisovať si činnosti presne. Označiť každé zazvonenie telefónu, porady, prestávky, pitie kávy, obed, neohlásené návštevy, čítanie pošty, napísanie listu, otvorenie e-mailovej schránky a i. Mali by sme rozlišovať, či sme činnosti iniciovali a určovali ich priebeh, alebo či využitie nášho času bolo závislé na ostatných osobách. Činnosti môžeme ohodnotiť podľa kategórií ABC. Zo sumy času, ktorý bol určovaný inými osobami, dostaneme priemernú hodnotu, ktorá sa môže označiť ako ”nepredvídateľná”. Zo skúseností je dokázané, že platí pravidlo 60 – 40 (maximálne 60 % času môžeme pevne naplánovať – zvyšných 40 % musíme brať ako nepredvídateľných).
Priorita A = veľmi dôležité + veľmi naliehavé
Priorita B = dôležité + naliehavé alebo veľmi naliehavé + málo dôležité
Priorita C = nedôležité + nenaliehavé