Ak organizácia vypracováva plán, napr. strategický, taktický, podnikateľský a pod., prečo súčasťou tohto plánu má byť aj personálny plán ako jeho integrálna súčasť?
Personálne plánovanie (ďalej len „PP“) vychádza z plánu výroby a ďalších plánov – je teda odvodeným plánovaním - zisťuje potrebu počtu pracovníkov, ktorí sú potrební k realizácii určených cieľov.
Ak nie je k dispozícii PP, stanú sa ostatné plány pri nedostatku vhodných pracovníkov zbytočné, ale rovnako zbytočný (ilúzia) by bol PP, keby nezohľadňoval ciele, úlohy a opatrenia v ostatných podnikových oblastiach. Ak organizácia nezamestnáva adekvátnych pracovníkov, môže dôjsť k tomu, že sa jej ciele nezrealizujú, pretože bude nutné vynaložiť väčšie, dodatočné zdroje k splneniu cieľov. Okrem toho – náklady na ľudské zdroje (personálne náklady) ovplyvňujú podnikové plány a samozrejme sú nimi ovplyvňované. Takže PP nie je „dodatočným príveskom“ podnikového plánu, ale je (a musí byť) jeho integrálnou súčasťou za predpokladu, že rešpektuje stratégiu organizácie, jeho vypracovávanie nadväzuje na cyklus ostatného plánovania a zúčastňujú sa ho, resp. informácie poskytujú všetci riadiaci pracovníci.
Ako možno definovať plánovanie v personálnej oblasti?
Personálne plánovanie je systematicky uskutočňovaná predpoveď budúcich potrieb a rezerv, teda zdrojov (resp. výrobných faktorov), aby podnikové ciele mohli byť zabezpečené. Pomocou pravdepodobného odhadu množstva a štruktúry zamestnancov, ktoré bude organizácia potrebovať, môže personálny útvar lepšie naplánovať všetky ostatné personálne funkcie.
Plánovanie ĽZ patrí k najťažším úlohám MĽZ. Nie je jednorázovým aktom, ale procesom, v ktorom je potrebné neustále monitorovať prebiehajúce javy, realizovať korektúry, upresňovať predikcie a pod.
Ako možno vymedziť ciele personálneho plánovania?
V podstate ide o vytvorenie takej situácie, aby ľudia v organizácii čo najväčšou mierou prispievali k dosahovaniu podnikateľských cieľov organizácie. Túto mieru prispievania je potom potrebné zhodnotiť vzhľadom k jednotlivým pracovníkom a aj vzhľadom k stanoveným cieľom.
Konkrétne ciele podľa Koubeka:
a) získanie a udržanie potrebného počtu pracovníkov v požadovanej štruktúre, o ktorých sa možno vyjadriť, že sú schopní plniť podnikové ciele,
b) čo najlepšie využívanie ľudských zdrojov, aj v tom zmysle, že pracovnú silu je potrebné rozvíjať, tzn. participovať na celoživotnom vzdelávaní,
c) elimináciu problémov, ktoré by mohli vzniknúť s prezamestnanosťou, resp. s nedostatkom pracovných síl,
d) znižovať závislosť na získavaní pracovných síl z vonkajších zdrojov, čo znova súvisí s formovaním pracovnej sily, resp. so staffingom.
Na aké otázky odpovedá personálny plán:
- Koľko pracovníkov bude organizácia potrebovať?
- Aké schopnosti (kvalifikácia, prax atď.) majú charakterizovať pracovníkov? (tzn. štruktúra)
- Existsuje dostatok vnútorných zdrojov na pokrytie potreby (počtu)?
- Majú súčasní zamestnanci dostatočnú kvalifikáciu, alebo je potrebné zabezpečiť ďalšie vzdelávanie?
- V akom časovom horizonte budú pracovníci potrební?
- Ako sa bude organizácia správať k prebytočným pracovníkom?
- Ako možno dosiahnuť čo najväčšiu výkonnosť a flexibilitu pracovníkov?
- Do akej miery možno ovplyvňovať celkové náklady organizácie?
(V skratke: koľko? + akých? + odkiaľ? + kedy? + za koľko?)
Personálne plánovanie je plánovanie o pracovníkoch a o práci. Preto je PP ovplyvnené aj kategóriou pracovníkov, o ktorých sa plánuje. Spravidla možno vymedziť 4 dôležité kategórie pracovníkov, pričom každá si vyžaduje špecifické rozhodnutia v oblasti plánovania:
1. Noví zamestnanci (Aké metódy získavania, aký proces výberu, aká adaptácia, aké typy pracovných zmlúv ...?).
2. Potencionálni zamestnanci (Ako sa má správať organizácia voči verejnosti a voči súčasným zamestnancom, ktorí vytvárajú a udržiavajú obraz o organizácii?).
3. Existujúci zamestnanci (Ako hodnotiť ich výkon, na základe akých kritérií rozmiestňovať, vzdelávať, odmeňovať – ako stabilizovať súčasnú pracovnú silu?).
4. Odchádzajúci zamestnanci (Aké skutočnosti budú rozhodovať o prepúšťaní, ako sa správať k dôchodcom – bude uprednostnený flexibilný, alebo pevný odchod do dôchodku?).
Aký postupy sú využívané pri plánovaní?
PP je proces, ktorý má ovplyvňovať podnikový plán v týchto oblastiach:
 zamestnávanie pracovníkov,
 rast a rozvoj pracovníkov (vzdelávanie),
 stabilizácia a uvoľňovanie pracovníkov,
 nahradzovanie a znovuzamestnávanie,
 rotácia vo funkciách,
 odmeňovanie.
Plánovanie ĽZ nie je proces, ktorý realizuje personálny útvar samostatne. Kto má teda skutočnú zodpovednosť? Vo výkonných organizáciách tieto problémy rieši podnikový manažment a personálny útvar zabezpečuje pre manažérov potrebné nástroje, dohľad a poradenstvo.
Ako plánovať?
Najčastejšie sa používa štandardný postup pri plánovaní, ale pre nepopierateľné výhody sa do popredia dostáva postup plánovania založený na stratégii.