Formy a spôsoby komunikácie v organizácii

Formy a spôsoby komunikácie v organizácii

Konkrétne spôsoby komunikovania sú značne ovplyvnené osobnými vlastnosťami jednotlivých vedúcich a s nimi súvisiacim štýlom, ktorý uprednostňuje príslušný vedúci pre vedenie ľudí.
Najčastejšie sa odborná literatúra zhoduje na 4 základných spôsoboch (metódach) komunikácie vedúceho pracovníka – písomne, telefonicky, poradou a individuálnym rozhovorom.
Písomná komunikácia umožňuje adresátovi dôkladné a podrobné štúdium, jednou z výhod je tiež neobmedzený počet exemplárov a možnosť rozmnožovania rôznymi technikami. Negatívnou stránkou tohto spôsobu je administratívna náročnosť a skutočnosť, že komunikácia je pomalá a môžu sa pri nej vyskytnúť formulačné nedorozumenia. Tento spôsob je vhodný na sprostredkovanie náročnej informácie, ktorá však nie je odpoveďou, vyžiadanie si informácie v presne vymedzenej tematickej oblasti, na prekonanie vzdialenosti v kontakte, v prípadoch, keď je žiadúce presné vymedzenie kompetencií, zodpovednosti a pod.
Pri telefonickej komunikácii je výhodou najmä rýchlosť, bezprostrednosť, osobnosť a možnosť bezprostrednej spätnej väzby. Nevýhodou je ale rámcovosť, ktorá môže viesť k informačnej povrchnosti a rušenie volaného. Tento spôsob je vhodný najmä v prípade potreby podať, alebo získať rýchlu informáciu, či prekonať vzdialenosť.
Špecifickým spôsobom je aj komunikácia poradou. Pri tomto spôsobe sa súčasne viacero pracovníkov informuje a podáva informácie, možný je rozvoj tvorivosti v kolektívnej súčinnosti počas porady. Členovia riadiaceho sa kolektívu upresňujú nielen svoje názory, ale aj vzájomné vzťahy. Porada dáva priestor na uplatnenie iniciatívy, dynamiky a aktivity zúčastnených jednotlivcov. Zápornou stránkou je vysoká časová náročnosť, obmedzený počet účastníkov a možnosť zotierania zodpovednosti. Vhodná je vo všetkých prípadoch, keď riešenie problému vyžaduje spoločnú prácu účastníkov porady.
Individuálny rozhovor je najosobnejším spôsobom komunikácie, čo je jeho veľkou prednosťou. Ide o bezprostredný kontakt, dôvernú výmenu názorov, jednoznačné vyjasnenie problému, resp. úlohy z hľadiska jej podstaty. Nevýhodou je neexistencie písomnej formy výstupu a časová náročnosť (s veľkým počtom pracovníkov). Tento spôsob je vhodné používať napríklad pri riešení motivačných problémov (Palmer, 2000, De Vito 2001, Hindle, 2002)
Do popredia sa však čoraz častejšie dostávajú aj ďalšie komunikačné spôsoby, medzi nimi aj komunikácia elektronickou formou a neformálne firemné stretnutia a akcie.
Elektronickou komunikáciou je napríklad elektronický časopis, infomail, live chat, open line a pod. Elektronický časopis je každému zamestnancovi prístupný na internete a je každodenne aktualizovaný. Zvyšuje informovanosť a s ňou buduje aj identitu zamestnancov a ich loajálnosť k organizácií. Infomail možno považovať za najrýchlejší a zároveň najadresnejší prostriedok internej komunikácie. Slúži k rozosielaniu určitých odkazov účelne vybraným skupinám adresátov. Tieto skupiny sú vymedzené napríklad podľa lokalít, organizačných úrovní, útvarov a pod. Používa sa tiež na zasielanie sms na zamestnanecké mobilné telefóny. Live chat je rozhovorom on-line s top manažmentom na aktuálnu tému s možnosťou klásť otázky nesúvisiace s hlavnou témou. Trvá obyčajne okolo 60 minút, otázky na ktoré v tomto časovom limite nestačí príslušný riaditeľ odpovedať, zodpovedá do 24 hodín. (Túto formu uplatňuje napríklad spoločnosť T – mobile). Open line je voľnou linkou priamo ku generálnemu riaditeľovi. Táto forma sa uplatňuje raz za určitý časový interval, napr. 5 – 6 týždňov. Prebieha to tak, že po celý deň má každý zamestnanec možnosť zavolať priamo generálnemu riaditeľovi a môžu sa čokoľvek spýtať, povedať či navrhnúť. Okrem pripomienok sú to aj pozdravy a sťažnosti, pričom je striktne zaručená anonymita volajúcich. (túto formu uplatňuje napr. Česká sporiteľňa a.s.)
Neformálne firemné stretnutia a akcie sú zväčša prevádzané napríklad ako zamestnanecké párty, či riaditeľská alebo strategická roadshow. Zamestnanecké párty prebiehajú ako stretnutia všetkých zamestnancov napr. 1 – 2 krát ročne. Cieľom je poďakovať sa zamestnancom za vykonanú prácu, posilniť tímového ducha a pocit prináležitosti. Párty majú atraktívny program: súťaže, ankety, zábavná show... Riaditeľské alebo strategické roadshow sú stretnutím top manažmentu so všetkými zamestnancami v jednotlivých regiónoch. Má silný motivačný účinok, zoznamuje zamestnancov so stratégiou a aktuálnymi procesmi v spoločnosti, prezentuje finančné výsledky a predstavuje úlohy a ciele pre najbližšie obdobie. (Interní komunikace v proudu změn, 2003)
Komunikačných nástrojov je skutočne množstvo. Siahajú od jednoduchého obežníka až po bohato ilustrovanú farebnú brožúru pri tlači, od videofilmu po diapozitívy pri vizuálnych médiách a od špeciálnych informačných liniek až po zložité interaktívne multimédiá či elektronické "nástenky" a transatlantické - či už klasické satelitné alebo internetové - telekonferencie pri elektronických médiách. Všetko závisí od toho, čo, komu, ako a prečo chceme komunikovať a koľko na to máme prostriedkov a času.
Ciele komunikácie nemajú jednoznačne vymedzené hranice. Často sa prekrývajú. Ciele, ktoré by relatívne mohli byť spoločnými pre väčšinu z foriem komunikácie sú učiť sa (získavať znalosti o druhých, o svete a o sebe), spájať (vytvárať vzťahy s druhými, vzájomne na seba reagovať), pomáhať (vypočuť druhých a ponúknuť im riešenie), ovplyvňovať (posilovať alebo meniť postoje alebo správanie druhých) a hrať sa (tešiť sa z okamžitého pôžitku).