PERSONÁLNY INFORMAČNÝ SYSTÉM

/p>

PERSONÁLNY INFORMAČNÝ SYSTÉM

Zdroje informatika/zaznamenavanie-informacii/" class="wiki-link" title="Viac o: informácií">informácií o pracovníkoch, evidencia pracovníkov a jej využitie

Každý rozhodovací proces sa uskutočňuje prostredníctvom informácií. Preto je dôležité informácie mať. Rozhodovanie v oblasti MĽZ je podmienené využívaním vhodných personálnych informácií. Ide o informácie, ktoré majú byť: pravdivé, presné, aktuálne, relevantné a dostatočne detailné. Je dôležité, aby bol v podniku vytvorený personálny informačný systém (ďalej len „PIS“) a aby bol neustále rozvíjaný.

Definícia (podľa Koubeka) PIS predstavuje usporiadaný počítačový systém zisťovania, uchovávania, spracovávania a poskytovania informácií o všetkom, čo sa týka personálnej práce v organizácii. Neoddeliteľnou súčasťou PIS je súbor metód a postupov používaných pri práci s informáciami, vrátane pravidiel týkajúcich sa prístupu k týmto informáciám.

Základná funkcia PIS je v zabezpečení informácií potrebných pre efektívnu realizáciu personálnych funkcií v potrebnom obsahu, rozsahu, kvalite a v čase. Význam PIS ale nespočíva v informáciách ako takých, ALE v ich využívaní pre efektívny MĽZ.

Z toho vyplýva niekoľko otázok, ktorých zodpovedanie je obsahom prednášky:

• Aké informácie sú pre efektívny MĽZ potrebné – aký má byť ich obsah?
• Pomocou akých nástrojov sú info získavané, resp. zdroje informácií?
• Ktorí pracovníci info získavajú?
• Na akých miestach sú info zhromažďované, evidované a ako prebieha distribúcia?
• Akými prostriedkami je zabezpečovaný uchovávanie a prenos informácií?
• Aký je prínos informácií?

V období personálnej administratívy sa informácie spracovávali ručne. Od začiatku 80-tych rokov išlo už o počítačové spracovanie, no na samostatných pracoviskách. Oddelené PC sa používajú dodnes. O niekoľko rokov neskôr vďaka dynamickému rozvoju informačných technológií sú PC v podniku sieťovo prepojené. Tzn. personálny informačný systém prepojený s internými a externými informačnými systémami. Pri sieťovom prepojení môže ísť o jednosmernú alebo obojsmernú komunikáciu.  Jednosmernú komunikáciu zabezpečuje centrálne riadený PIS. Informácie sú uchovávané v ústrednej banke dát. K nižším úrovniam, tzn. na jednotlivé výkonové útvary sa info dostávajú len kanálmi príkazov, odkiaľ prichádzajú späť do centrály. Medzi útvarmi na rovnakej úrovni nie sú vytvorené formálne kanály komunikácie.  Dvojsmerná gramatika-sloh/retorika-komunikacia/" class="wiki-link" title="Viac o: komunikácia">komunikácia v PIS stavia na vzájomnej spolupráci všetkých účastníkov napojených na počítačovú sieť. Tzn. že informácie nie sú nedotknuteľne držané na centrálnom mieste, ale sú distribuované cez rôzne PC v sieti podľa aktuálnej potreby oprávneného účastníka. Užívateľ teda môže komunikovať s kýmkoľvek v organizácii, ale môže byť napojený aj na externé systémy">informačné systémy – napr. ide o úrady práce, úrady sociálneho a zdravotného poistenia, štatistický úrad.

PIS má poskytovať dostatočne širokú škálu informácií, ktoré sú využívané nielen na spracovanie evidencie (o počte pracovníkov, o PN, o nadčasovej práci, o vyčerpanej dovolenke, o absencii, ďalej evidenciu cudzích štátnych príslušníkov, žien na MD), štatistík a výkazov, ale na základe nich je možné realizovať potrebné analýzy pracovnej sily, pracovných pozícií, efektívnosti práce atď. PIS má poskytovať jednak individuálne dáta a tiež hromadné dáta, napr. pre štatistické spracovanie. PIS poskytuje informácie pre riadiace úrovne jednak aktuálne – tzn. priebežne dopĺňané, ale aj info historické. Zber, uchovávanie, spracovávanie, analyzovanie a distribúciu personálnych info realizujú zvyčajne personálni špecialisti.

Je vhodné, ak PIS obsahuje tieto subsystémy:

a) informácie o pracovníkoch, b) informácie o pracovných miestach, c) informácie o personálnych činnostiach, d) informácie o vonkajších podmienkach (prostredí). Spomenuté jednotlivé subsystémy môžu obsahovať nasledujúce typy údajov:

a) info o pracovníkoch – a typy údajov:

 osobné identifikačné údaje,  údaje o vykonávanej pracovnej funkcii a povahe pracovného pomeru, + o pracovnej dobe a pracovnom režime,  vzdelanie a kvalifikáciu,  údaje o doterajšej kariére,  o realizovaných vzdelávacích aktivitách v organizácii + individuálne,  o osobitných schopnostiach, resp. limitoch,  údaje týkajúce sa ekonomika/systemy-odmenovania/" class="wiki-link" title="Viac o: odmeňovania">odmeňovania, daní a odvodov (tzn. na účely sociálneho zabezpečenia),  priestorové charakteristiky a charakteristiky dochádzky do zamestnania,  údaje o disciplinárnom pokračovaní, atď.

O pracovníkovi sa vedú nielen údaje na osobnej karte, ktorá môže mať podobu písomnú a elektronickú, ale uchovávajú sa aj materiály a dokumenty jednak v písomnej podobe v jeho osobnom spise a výber z dokumentov možno zaznamenávať i v PIS. Osobný spis pracovníka obsahuje:

• osobnú evidenciu: žiadosť o zamestnanie, životopis, osobný dotazník, identifikačnú kartu, doklady o vzdelaní a praxi, referencie a pracovné posudky,

• pracovno-právnu evidenciu: pracovnú zmluvu, pracovnú náplň, mzdový dekrét a mzdový list, zápočtový list (ak už pracoval), dohodu o hmotnej zodpovednosti, záznamy o hodnotení, plány kariéry (rozvoja), sleduje sa každá mobilita (preradenie na inú pozíciu), uchovávajú sa záznamy o podaných zlepšovacích návrhoch a postupoch, záznamy o pochvalách, výsledky zdravotných prehliadok (ak ich držanie je zdôvodnené) a pod.

🤔 Najčastejšie otázky k téme

Čo je personálny informačný systém (PIS)?

PIS je usporiadaný počítačový systém na zber, uchovávanie, spracovanie a poskytovanie informácií o personálnej práci v organizácii.

Aké informácie sú potrebné pre efektívny MĽZ?

Pre efektívny MĽZ sú potrebné pravdivé, presné, aktuálne, relevantné a dostatočne detailné informácie o pracovníkoch a pracovných pozíciách.

Ako prebieha distribúcia informácií v PIS?

Distribúcia informácií v PIS môže prebiehať jednosmerne, kde sú informácie uchovávané v centrálnej databáze, alebo dvojsmerne, kde sú informácie distribuované medzi jednotlivými užívateľmi v sieti.