Referát sa zaoberá organizovaním a vedením porád, pričom zdôrazňuje dôležitosť včasného zasielania pozvánok a dokumentov, efektívneho riadenia rokovania a využívania moderných technológií na zlepšenie komunikácie.
- Včasné rozoslanie pozvánok a dokumentov účastníkom.
- Zbytočne nezvolávať veľa ľudí na poradu.
- Začať a ukončiť rokovanie včas a držať sa programu.
- Zainteresovať všetkých účastníkov do diskusie.
- Zachovať kľud a rozvahu počas rokovania.
- V prípade potreby vyhotoviť zápis z rokovania a rozdeliť ho účastníkom.
- Stanoviť pravidelný čas pre konanie porád.
- Využívať moderné technológie ako e-mail a videokonferencie na efektívnejšie rokovania.
Organizovanie a vedenie vlastných porád
- 1. pozvánky s programom rozoslať včas
- 2. závažnejšie dokumenty, ktoré sú predmetom rokovania dajte účastníkom v predstihu
- 3. nezvolajte zbytočne veľa ľudí – rokovanie je ťažkopádne
rokovanie začnite vždy včas, ukončite ho hneď ako je program vyčerpaný. Neprechádzajte k iným témam. držte sa predmetu diskusie; nedopustite aby sa porada stala miestom osobných urážok; zainteresujte každého do riešenia problému; neobávajte sa vzrušenej diskusie, pokiaľ neprejde do osobných útokov. V prípade nutnosti vyhláste prestávky („vychladnutie“) ; za každých okolností zachovajte kľud a rozvahu ; pokiaľ sú to vaši podriadení trvajte na tom aby si robili poznámky počas rokovania; pokiaľ je to potrebné alebo účelné vyhotoviť zápis z rokovania urobte tak a ihneď po rokovaní rozdajte všetkým účastníkom oproti podpíšu; na nasledujúcej porade k tomuto problému zaraďte tento bod ako prvý na rokovanie, t.j. kontrolu úloh z poslednej porady. Mal by obsahovať: • Na čom sa účastníci dohodli • Kto je zodpovedný za plnenie • Termín (časový plán) realizácie snažte sa stanoviť pravidelnú dobu kedy sa schôdze konajú
Alternatívy schôdzí
Niektoré problémy sa dajú účinnejšie vybaviť inými spôsobmi – pomocou modernej informačnej informatika/plazmove-technologie/" class="wiki-link" title="Viac o: technológie">technológie ako cez schôdze. Ide o: • e-mail: niektoré verzie software e-mailu dovoľujú dokonca zaradiť hlasovacie tlačítka • world-internet/" class="wiki-link" title="Viac o: internet">internet: použitie napríklad Software Microsoft Net Meeting umožňuje účastníkom viesť plnohodnotnú diskusiu; • videokonferencie: potrebný je konferenčný software, kamera, videokarta. Zabezpečuje plnohodnotné rokovanie bez potreby cestovať na miesto rokovania.
🤔 Najčastejšie otázky k téme
Aké dokumenty by mali byť zaslané účastníkom pred poradou?
Závažnejšie dokumenty, ktoré sú predmetom rokovania, by mali byť zaslané účastníkom v predstihu.
Ako by sa mala porada začať a skončiť?
Rokovanie by sa malo začať vždy včas a ukončiť hneď, ako je program vyčerpaný.
Aké alternatívy existujú pre tradičné porady?
Alternatívy zahŕňajú e-mailové diskusie, internetové aplikácie ako Microsoft Net Meeting a videokonferencie.