Úvod Každá firma je založená aby vykonávala určitú činnosť. Pre kvalitné a dôsledné plnenie svojich zakázok pre odberateľov či iných obchodných partnerov, si musí na začiatku podnikania zriadiť určité veci.Jedným z mnoha dôležitých priorít je zriadenie pokladnice. Pretože sa predpokladá, že firma vznikla preto, aby vykonávala tzv. zárobkovú činnosť. Pokladnica slúži na uloženie peňažných prostriedkov, ktoré si firma uloží v mieste riadenia činnosti, alebo aj na iných miestach v hotovosti.Pri vedení pokladnice sa vyhotovujú pokladničné doklady, na základe ktorých sa potom vykonáva účtovníctvo – jednoduché alebo podvojné.
1. História a charakteristika firmy
Firma PEGAS trade, s. r. o. vznikla v januári 1996.Bola založená jedným spoločníkom, notárskou zápisnicou.Najprv sa zaoberala maloobchodom zo spotrebnou elektronikou, čo bola jej hlavná činnosť a vedľajšou činnosťou bolo vedenie účtovníctva.Od roku 2002 je hlavnou činnosťou firmy vedenie účtovníctva a maloobchod je zrušený.Zo spotrebnej elektroniky zostáva len činnosť kde sa robia návrhy, projekcia a inštalácia elektroniky.PEGAS trade, s. r. o. sa zaoberá vedením účtovníctva pre rôzne typy firiem.
2. Základná charakteristika pokladnice
Peňažné prostriedky aj ceniny sa oceňujú menovitou hodnotou. Oceňujú sa tak vždyaj v prípade bezodplatného nadobudnutia, či v prípade preradenia z osobného vlastníctva dopodnikania. Stav peňazí v pokladnici sa nikdy nesmie nahrádzať potvrdenkami alebo úpismi. Pokladničné operácie s peniazmi v hotovosti sa účtujú na podklade: - príjmových pokladničných dokladov (PPD) - výdavkových pokladničných dokladov (VPD) - alebo iných dokladov, ktoré ich nahrádzajú (doklad o vyúčtovaní pracovnej cesty)Vytvorila som si vlastnú pokladnicu pre ktorú som viedla podvojné účtovníctvo.
Účtujem vo firme PRAXIS, s. r. o.To ako účtujem záleží od toho či som platiteľ alebo príjemca. Ako platiteľ som mala výdaj preto mi vznikol VPD. Tu účtujem na základe originálneho výdavkového pokladničného dokladu, ktorý som vyhotovila na základe kópie PPD od príjemcu.Ako príjemca som účtovala na základe originálneho príjmového dokladu (PPD) a nevyhotovujem žiadny iný účtovný doklad.Účtovný záznam – údaj, ktorý je nositeľom informácie týkajúcej sa predmetu účtovníctva alebo spôsobu jeho vedenia. Ja ako vystaviteľ si vždy nechávam prvopis (originál).
Musí obsahovať:a)označenie účtovného dokladu,b)obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov,c)peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva,d)dátum vyhotovenia účtovného dokladu,e)dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia,f)podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad a podpisový záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie,g)označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje.Vždy musí byť vyhotovený tak aby bol úplný.
- 2. 1 Pokladnica
- 2. 2 Nákup v hotovostiAko účtovná jednotka, ktorá vedie pokladnicu, musím zaznamenávať úbytok peňažných prostriedkov v pokladnici. Ku každému dokladu (ako je napr.: doklad z elektrickej registračnej pokladnice, faktúra,...) je nevyhnuté vystaviť VPD.Účtujem tak aby som poskytovala verný a pravdivý obraz o finančnej situácii.Ku každému zápisu som vždy pripájala svoj podpis, pretože som bola zodpovedná za vykonanie účtovného zápisu.Žiadny účtovný zápis nemôže byť vykonaný mimo účtovných kníh.
- 2. 3 Predaj a hotovostné platby
- 2. 4 Prevod medzi pokladnicou a bankovými účtami
- 2. 5 Prijatý a poskytnutý peňažný dar
2.6 Pokladnica a vklady Príjmovú stránku účtu 211 – Pokladnica, ovplyvňujú okrem darovaných peňažných vkladov aj iné vklady. Sú to vklady do základného imania, pôžičky,...Spoločník vložil do spoločnosti peňažné prostriedky. Tie sa mohli zaúčtovať ako:a)krátkodobá pôžička od spoločníka – účet 365b)dlhodobá pôžička od spoločníka – účet 479c)vklad zvyšujúci (účet 419) alebo nezvyšujúci základné imanie (účet 413)Všetky uvedené účty sa v tomto prípade účtujú na strane Dal.V tomto prípade bude na strane Má dať účet 211 – Pokladnica.
- 2. 7 Ceniny
- 2. 8 Preddavky a pokladnica
3. Valutová pokladnica a kurzové rozdiely
Na to aby si podnikateľ zriadil valutovú pokladňu na účely účtovania peňažných prostriedkov cudzej meny, nie je potrebné žiadne povolenie.Podnikateľ môže prijímať platby za svoje výkony od zahraničných partnerov v hotovosti.Pri prepočte cudzej menu na slovenskú menu podnikateľ musí postupovať následovne:1.Kurz NBS vyhlásený ku dňu uskutočnenia účtovného prípadu a)ak boli valuty obstarané výberom z devízového účtu účtovnej jednotky, ak sa pri devízovom účte používa kurz NBS;b)ak boli valuty obstarané inkasom pohľadávok, úrokov, dividend, podielov na zisku;c)ak boli valuty obstarané inkasom v hotovosti za predaný tovar, poskytnuté služby.2.Kurz komerčnej banky, prípadne zmenárne iba v prípade, ak boli valuty obstarané účtovnou jednotkou nákupom v tejto komerčnej banke, príp. zmenárni.Na účtoch pohľadávok, záväzkov, dlhodobého finančného majetku a krátkodobého finančného majetku sa účtovanie kurzových rozdielov robí len v tom prípade ak vznikli v účtovníctve ku dňu uskutočnenia účtovného prípadu z dôvodu inkasa pohľadávok, platby záväzkov,...Kurzová strata sa účtuje na účte 563 – Kurzové straty,Kurzový zisku sa účtuje na účte 663 – Kurzové zisky.Kurzové rozdiely z ocenenia majetku v pokladnici vyjadreného v cudzej mene sa zisťujú a účtujú len ku dňu účtovnej závierky.Vo všetkých uvedených prípadoch sa účtuje na druhej strane na účte 211 – Pokladnica.
4. Inventarizácia pokladnice
Na zistenie stavu v pokladnici a porovnaním s účtovným stavom som sa rozhodla robiť inventarizáciu.Účel a význam inventarizácie predstavuje najdôležitejšiu časť uzávierkových prác.Keby nebola vykonaná inventarizácia, by účtovníctvo nespĺňalo jednu zo základných požiadaviek.Inventarizácia pokladnice: - musí byť vykonaná najmenej štyrikrát za účtovné obdobie, - je zákonnou povinnosťou účtovných jednotiek, - účtovná jednotka je povinná zaúčtovať inventarizačné rozdiely v pokladnici, do účtovného obdobia, za ktoré sa inventarizáciou stav pokladnice overuje.
- 4. 1 Pokladnica ako predmet inventarizácie
- 4. 2 Pokladnica a inventúrny súpis
- 4. 3 Inventarizačné rozdiely v pokladnici a ich vysporiadanie
- 4. 4 Zosobnenie manka
- 4. 5 Dohoda o hmotnej zodpovednosti
5. Škoda v pokladnici
Zákon o účtovníctve definuje pojem „škoda“ ako neodstrániteľné poškodenie alebo zničenie majetku.Nakoľko mne v pokladnici vznikla škoda, v dôsledku krádeže, spôsobená neznámym páchateľom, krádež som musela ohlásiť na polícii, a ku dňu keď som obdržala potvrdenie od polície o neznámom páchateľovi, zaúčtovala som úbytok.Na účtovanie Manká a škody, sú vytvorené tri účty mánk a škôd:účet 549 – Manká a škody ( týkajúce sa hospodárskej a prevádzkovej činnosti)účet 569 – Manká a škodu na finančnom majetkuúčet 582 – Škody ( v dôsledku živelnej pohromy)Tým, že mne vznikla škoda na pokladničnej hotovosti, zaúčtovala som na nákladovom účte Manká a škody ( 569), pretože práve tento účet je určený na škody, ktoré boli spôsobené na finančnom majetku.Rovnako ako škoda v pokladnici, by sa účtovala aj škoda na ceninách. Pretože ceniny sú cenný papier, tak využijem tiež účet 569 – Manká a škodu na finančnom majetku.
Len súvzťažným účtom nebude účet 211 ale účet 213 – Ceniny.6. Pokladnica v účtovnej závierkeÚčet 211 – Pokladnica je aktívny účet, na ktorom sa počiatočný a aj konečný zostatok vykazuje na stranách Má dať.Na začiatku každého účtovného obdobia sa k 1.1. zaúčtuje počiatočný zostatok z minulých účtovných období.Keďže pokladnica, ktorú som ja viedla, nevznikla na začiatku roka, tak začiatok, nebol k 1.1. ale ku dňu kedy som si vytvorila účet pokladnica, teda ku dňu 23. 5. 2006.V mojom prípade bol začiatočný stav v pokladnici nulový.Na začiatku účtovného obdobia som počiatok zaúčtovala na strane Dal účtom 701 – Začiatočný účet súvahový.Pri uzatváraní účtovnej knihy som použila účet 702 – Konečný účet súvahový.Ako som počas účtovného obdobia hospodárila som sa dozvedela tak, že som spočítala všetky VPD a všetky PPD. A následne som od súm všetkých PPD odpočítala súčet súm všetkýchVPD a vyšiel mi konečný zostatok. Ten by sa mal rovnať skutočnému stavu peňažných prostriedkov v pokladnici.Účtovala som len jedno účtovné obdobie. Ak by som však účtovala viac účtovných období, tak ako začiatočný stav v pokladnici na začiatku ďalšieho účtovného obdobia použijem zostatok z predchádzajúceho účtovného obdobia.
7. Zásady vedenia pokladnice
Pred tým ako som začala viesť pokladnicu som musela byť oboznámená s tzv. vnútropodnikovou smernicou účtovnej jednotky.Túto smernicu doplňujú ustanovenia zákona a postupov účtovania:ustanovuje účtovnej jednotke povinnosť konkretizácie príslušných predpisov na vlastné podmienky,dáva účtovnej jednotke možnosť zvoliť si spôsob účtovania.Takéto vykonávacie predpisy sú súčasťou interného riadiaceho a kontrolného systému spoločnosti a slúžia ako podpora pre správne, úplne a preukazné zobrazenie príslušných skutočností na účely účtovníctva.Neoddeliteľnou súčasťou pre vedenie takejto smernice je aj vnútropodniková smernica pre vedenie pokladnice.Pred tým ako som si začala viesť pokladnicu som si musela dôkladne preštudovať obsah smernice pre vedenie účtovníctva, tým som mala väčšie predpoklad, že budem viesť pokladnicu správne a nevzniknú mi žiadne nepredvídané problémy.
- 7. 1 Smernica pre vedenie pokladnice
B. Osobitné ustanovenia1. Pokladničná kniha – slúži na účely zápisov pokladničných operácii a zavádza sa pokladničná kniha.Musí byť viazaná a označená názvom „Pokladničná kniha“ a stránky musia byť očíslované.2. Náplň činnosti pokladníka•vedenie evidencie o pohybe finančného majetku v pokladni,•vyhotovovanie príjmových a výdavkových pokladničných dokladov a zodpovednosť za ich formálnu správnosť,•zabezpečenie priebežného číslovania príjmových a výdavkových pokladničných dokladov,•zabezpečenie doplňovania pokladničnej hotovosti,•zabezpečenie odvodov pokladničnej hotovosti na účty do bánk,•zabezpečenie príjmu a výdaja peňažných prostriedkov v hotovosti v určených hodinách,•odovzdávanie príjmových a výdavkových pokladničných dokladov pre zaúčtovanie3. Vykazovanie zostatku v pokladnici – ku každému dňu som vykazovala zostatok v pokladni aby som vedela presný limit v pokladnici.4. Limit v pokladnici – Maximálny limit v pokladnici som si zvolila 50 000 Sk a minimálny 20 000 Sk. Ak limit v pokladnici presiahol 50 000 Sk, peňažné prostriedky by som previedla na bankový účet. A ak bolo v pokladnici menej ako 20 000 Sk, prevádzala som peňažné prostriedky z bankového účtu do pokladne.5. Náležitosti výdavkových a príjmových pokladničných dokladov6. Číslovanie pokladničných dokladov – každý pokladničný doklad, či príjmový alebo výdavkový, má svoje označenie, aké si pokladník zvolí. Príjmové a výdavkové doklady sú označované nezávislé od seba.7. Opravy pokladničných dokladov a zápisov v pokladničnej knihe
8. Vyplácanie prostriedkov z pokladnice
- 9. Vyplácanie preddavkov z pokladnice a ich vyúčtovanie Pri vyúčtovaní preddavkov je potrebné dodržiavať nasledujúci postup:•jednorázové preddavky som musela vyúčtovať do 5 dní odo dňa ukončenia pracovnej cestu alebo prevzatia zálohy za drobný nákup;•stále preddavky sa musia vždy vyúčtovať do 5 dní po uplynutí kalendárneho mesiaca.10. Bezpečnosť pri manipulácii, úschove a presune peňazí – pri práci s pokladnicou som musela dodržiavať zásady bezpečnosti, aby neprišlo ku škode na pokladnici alebo peňažných prostriedkov či ku krádeži.11. Inventarizácia pokladnice a vysporiadanie pokladničných rozdielov – ňou som zisťovala skutočný stav v pokladni. Porovnávala som ho s účtovným stavom.12. Kontrola vykonávania a dokumentácie pokladničných operácií13. Záverečné ustanoveniaZáverZistila som, že práca s účtovníctvo teda účtovaním a vedením účtovníctva nieje taká akú som si predstavovala. Ide hlavne o pozornosť a musím dávať veľký pozor ako a v akej sume zaradím jednotlivé výdavky, príjmy,...Pretože len malá nepatrná chyba, je v účtovníctve veľkou chybou.Verím, že poznatky, som získala počas dvojtýždňovej praxe strávenej v účtovníckej kanceláriifirmy PEGAS trade, s. r. o. využijem nielen v pokračovaní ďalšieho štúdia na obchodnej akadémii alebo v štvrtom ročníku na praxi ale aj na maturitných skúškach či v povolaní, ktorému sa budem venovať po ukončení štúdia.Správnosť vedenia účtovníctva je veľmi dôležitá a odvíjajú sa od neho ďalšie dôležité dokumenty, ktoré sú potrebné pre firmu či stát ( daňové príznanie,...)