/p>

ORGANIZOVANIE PORÁD

V prípade organizovania porád, ak má byť táto účinná, je potrebné zohľadniť nasledujúce aspekty.

1. Aký je účel porady

2. Ako dlho bude porada trvať

3. Čo chcem na rokovaní predniesť a v akom poradí

4. Aké očakávam reakcie

5. Ako chcem odpovedať ja

6. Aké ďalšie témy môžem očakávať

  • 7. Aké sú dôvody pre ukončenie rokovaní a kedy rokovanie ukončím

8. Aké dokumenty k rokovaniu potrebujem

  • 9. Ktorí pracovníci by sa mali zúčastniť a ktorí by eventuálne mali byť k dispozícii

V uvedenej osnove je treba robiť prípravu porady písomne. Príprava

  • 1. Pozvánky rozoslať dopredu včas aj s materiálmi, ktoré budú predmetom rokovania
V prípade externých organizácii minimálne 2 týždne, v prípade interných útvarom minimálne 3 dni.

  • 2. V pozvánke uviesť; účel konania porady, miesto, účastníci porady, dátum konania, predpokladaná doba trvania, podrobný program vrátane materiálov, ktoré obdržia, resp. požadovaných stanovísk, ktoré od účastníkov očakávame.
  • 3. Nie je potrebné zvolávať zbytočne veľa ľudí – strata času a komplikovanejšie jednanie

Priebeh rokovania

  • 1. Rokovanie začnite včas, ukončte ho keď je program vyčerpaný (nie vtedy, keď už sme vyčerpali ľudí)
  • 2. Neodchádzajte k iným témam, nepripusťte zanášanie iných tém.
  • 3. Na úvod schôdze nechám ešte raz odsúhlasiť, prípadne doplniť program – ak členovia odsúhlasia zmenu, je to v poriadku, ak neodsúhlasia, nebudeme tému otvárať.
  • 4. Držte sa diskusie, nedopusťte, aby sa stala predmetom osobných invektív

5. Zainteresujte každého do diskusie.

  • 6. Neobávajte sa vzrušenej diskusie pokiaľ neprejde do osobných útokov
  • 7. V prípade nutnosti, keď diskusia presiahla rozumný bod vyhláste prestávku.
  • 8. Pokiaľ sú to Vaši podriadení, trvajte na tom, aby si robili z rokovania poznámky.
  • 9. Z každej porady by mal byť vyhotovený zápis a jednotliví účastníci by ho mali obdŕžať.
  • 10. Pokiaľ takáto porada má pokračovanie, tak na nasledujúcej porade ako prvý bod zaradiť kontrolu úloh.

11. Zápis by mal obsahovať:

a) na čom sa účastníci dohodli b) kto je zodpovedný za jednotlivé úlohy c) termíny

U pravidelne opakujúcich sa porád sa osvedčilo zavedenie pevného termínu konania porád, napr. prvý týždeň v mesiaci - v pondelok o 8.00 – Zhodnotenie výsledkov uplynulého mesiaca. Porada bez požadovaných podkladov, bez požadovanej správy je bezvýznamná.

ALTERNATÍVY SCHODZI

a) videokonferencie b) e-maily c) internet