Organizovanie a vedenie vlastných porád
- 1. pozvánky s programom rozoslať včas
- 2. závažnejšie dokumenty, ktoré sú predmetom rokovania dajte účastníkom v predstihu
- 3. nezvolajte zbytočne veľa ľudí – rokovanie je ťažkopádne
rokovanie začnite vždy včas, ukončite ho hneď ako je program vyčerpaný. Neprechádzajte k iným témam. držte sa predmetu diskusie; nedopustite aby sa porada stala miestom osobných urážok; zainteresujte každého do riešenia problému; neobávajte sa vzrušenej diskusie, pokiaľ neprejde do osobných útokov. V prípade nutnosti vyhláste prestávky („vychladnutie“) ; za každých okolností zachovajte kľud a rozvahu ; pokiaľ sú to vaši podriadení trvajte na tom aby si robili poznámky počas rokovania; pokiaľ je to potrebné alebo účelné vyhotoviť zápis z rokovania urobte tak a ihneď po rokovaní rozdajte všetkým účastníkom oproti podpíšu; na nasledujúcej porade k tomuto problému zaraďte tento bod ako prvý na rokovanie, t.j. kontrolu úloh z poslednej porady. Mal by obsahovať: • Na čom sa účastníci dohodli • Kto je zodpovedný za plnenie • Termín (časový plán) realizácie snažte sa stanoviť pravidelnú dobu kedy sa schôdze konajú
Alternatívy schôdzí
Niektoré problémy sa dajú účinnejšie vybaviť inými spôsobmi – pomocou modernej informačnej technológie ako cez schôdze. Ide o: • e-mail: niektoré verzie software e-mailu dovoľujú dokonca zaradiť hlasovacie tlačítka • internet: použitie napríklad Software Microsoft Net Meeting umožňuje účastníkom viesť plnohodnotnú diskusiu; • videokonferencie: potrebný je konferenčný software, kamera, videokarta. Zabezpečuje plnohodnotné rokovanie bez potreby cestovať na miesto rokovania.