Dôležitosť konntroly

Plány môžu byť stanovené, štruktúra organizácie môže účinne napomáhať k dosiahnutiu cieľov, zamestnanci môžu byť motivovaní na základe efektívneho vodcovstva, ale stále nebude isté, že činnosti prebiehajú podľa plánu a že budú dosiahnuté predpokladané ciele. Kontrola je dôležitá, pretože obsahuje konečné prepojenie manažérskych funkcií. Je to jediný spôsob, ako môžu manažéri zistiť, či boli ciele naplnené a keď k naplneniu nedošlo, tak prečo. Špecifická hodnota kontrolnej funkcie spočíva v jej vzťahu k plánovaniu a delegovaniu činností. V kapitole 7 sme popisovali ciele ako základy plánovania. Ciele poskytujú konkrétny smer pre manažérov, ale iba stanovenie cieľov a ich prijatie zamestnancami nie je dostatočnou zárukou toho, že budú uskutočnené potrebné aktivity pre ich naplnenie. Ako sa hovorí: „Čo naplánujeme sa často vôbec nestane“. Efektívny manažér teda potrebuje ísť ďalej a zaistiť, aby ostatní nepostupovali práve takto a že ciele budú skutočne naplnené. Riadenie je teda trvalý proces a práve kontrolné aktivity poskytujú kľúčové spojenie s plánovaním. Keď manažéri nekontrolujú, nemajú prakticky žiadnu možnosť zistiť, či sa darí plniť ciele a aké majú pre budúcnosť podniknúť ďalšie kroky. Ďalší dôvodom pre dôležitosť kontroly je zvyšujúci sa rozsah delegovania a zmocňovania zamestanancov. Mnoho manažérov sa obáva delegovania a zmocňovania, pretože sa domnievajú, že zamestnanci nebudú schopní niečo urobiť, a preto radšej robia všetko sami. To však môže byť vyriešené, ak budú mať manažéri k dispozícii efektívny kontrolný systém. Taký kontrolný systém bude poskytovať informácie a spätnú väzbu o výkone zamestnancov. Efektívny kontrolný systém je dôležitý, pretože manažéri potrebujú delegovať povinnosti a zmocňovať zamestnancov, aby prijímali samostatné rozhodnutia. Ale pretože manažéri sú jednoznačne zodpovední za výsledky, potrebujú taktiež spätnú väzbu a tú im môže poskytnúť kontrolný systém.

  • 1. 5. FÁZY KONTROLNÝCH PROCESOV –detailný šesťbodový proces
Pri príprave kontroly sa osvedčuje rozdelenie plánovaného procesu na dielčie fázy. Správny a jasne formulovaný obsah, skladba a náväznosť fáz pomáhajú k zaisteniu priebehu i efektívnosti kontrolného procesu. Príkladom by mohol byť rozklad do fáz:

• stanovenie cieľov kontroly, • stanovenie kontrolných kritérií, štandardov, • rozbor kontrolovaných procesov a porovnávanie so skôr stanovenými kritériami, či štandardmi, a to k identifikácii odchýlok, ktoré sú z hľadiska cieľov kontroly dôležité, • vyhodnotenie zistených odchýlok, • prijatie záverov, • zaistenie realizácie prijatých záverov, prípadne nová kontrola

Pri stanovení plánu a postupu kontroly sa osvedčuje preveriť, či bude reťazec všetkých fáz personálne kvalitne a včas zaistený. Aj tu platí nutnosť integrovaného riešenia.

ZÁKLADNÝ KONTROLNÝ PROCES

Systémy a techniky kontroly sú v podstate rovnaké pre kontrolu hotovosti, administrativné postupy, akosť výrobkov a čokoľvek iné. Vo všetkých prípadoch sa základný kontrolný proces skladá z troch krokov: 1) stanovenie štandardov 2) meranie vykonanej práce vzhľadom ku stanoveným štandardom 3) korekcia odchýliek od štandardov a plánov